ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ АРХИВОВ УКРАИНЫ

                            П Р И К А З

 N 16 от 16.03.2001                  Зарегистрировано в Министерстве
                                      юстиции Украины
                                      8 мая в 2001 г.
                                      N 407/5598


       Об утверждении Правил работы архивных подразделов
        органов государственной власти, местного самоуправления,
                предприятий, учреждений и организаций


     В соответствии с  Законом Украины "О Национальном архивном фонде
и архивных учреждениях", плану основных мероприятий Государственного
комитета  архивов  Украины  на  первое полугодие в 2001 г.  и решение
коллегии Держкомархиву от 6 февраля в 2001 г.  "Об  итогах  работы
государственных архивных учреждений в 2000 году и их задания на 2001 год"
П Р И К А З Ы В А Ю:

     1. Утвердить  Правила  работы  архивных  подразделов органов
государственной власти,  местного самоуправления, предприятий, учреждений и
организаций,  одобренные Методической комиссией Держкомархиву 12 октября
в 2000 г., протокол N 4 (добавляются).
     2. Контроль  за  выполнением  этого  приказа положить на отдел
формирование   Национального   архивного   фонда   и    делопроизводства
Держкомархиву  (Портнов  Г.В.)  и  руководителей  государственных архивных
учреждений.

 Председатель Государственного комитета                              Р.Я.Пириг

                                                Утвержден
                                         Приказ Государственного комитета
                                         архивов Украины
                                        16.03.2001 N 16

                                     Зарегистрировано в Министерстве
                                      юстиции Украины
                                      8 мая в 2001 г.
                                      N 407/5598

                          Правила работы
     архивных подразделов органов государственной власти, местного
        самоуправления, предприятий, учреждений и организаций

                       1. Общая часть

     1.1. Правила  работы  архивных  подразделов  (дальше  - архивы)
органов государственной власти,  местного  самоуправления,  предприятий,
учреждений  и  организаций  (дальше  - учреждения), разработаны на основании
Закона Украины "О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях",
Положении  о  Государственном комитете  архивов Украины
 (дальше - Держкомархив)  и  других, нормативно правовых
актов.
     1.2. Правила есть нормативно правовым  актом,  обязательным  для
выполнения всеми учреждениями независимо от форм собственности.
     1.3. Основными заданиями этих Правил является  установление  единственного
для всех учреждений порядка работы с документами от их  создания  в
делопроизводстве  к  передаваемости  на  постоянное  хранение  к государственным
архивам  или  другим  архивным  учреждениям,  повышение   эффективности
организации  архивного дела в учреждениях суровое соблюдение требований
законодательных и нормативно правовых актов по вопросам архивного дела
и делопроизводства.
     1.4. Правила  состоят  из  12  разделов,  в которых изложены
основные направления работы архивов учреждений.
     В первом  разделе дается общая характеристика отмеченных
Правил.
     Второй раздел  определяет  основные задания,  обязанности и права
архивов  учреждений,  состав  их  документов  и  сроки   временного
хранения, к передаваемости государственным архивам.
     Вопросы организации   документов   в   делопроизводстве    учреждений
изложены в третьем разделе Правил.
     Правовой статус,  задание  и  функции   экспертных   комиссий
учреждений,  основные  требования, к  практическому  проведению  экспертизы
ценности документов подаются в четвертом разделе этих Правил.
     Пятый раздел   Правил   посвящен  вопросам  упорядочивания
документов,  их научного  описывания  и  передаваемости  к  архиву
учреждения.
     В шестом разделе Правил  изложенные  требования  к  составлению  и
оформлению  годовых  разделов  возведенных описаний и законченных описаний
дел архивного фонда учреждения.
     Седьмой раздел  этих  Правил  посвящен  порядку фондирования и
учета документов архива и составления к ним справочного аппарата.
     В восьмом разделе Правил охарактеризованные условия обеспечения
сохраненности  архивных  документов,  в том числе   проведения
перевиряння их наличия и физического состояния.
     Раздел девятый этих  Правил  определяет  порядок,  задание  и
формы пользования документами архива.
     Десятый раздел   Правил   регламентирует   вопрос   планирования,
отчетности и учета работы, в архиве.
     Порядок передаваемости    архивом    документов    Национального
архивного  фонда  на государственное хранение изложен в одиннадцатом
разделе этих Правил.
     Условия сдачи-принятия документов во время изменения руководства
учреждения, его архива, а также реорганизации или ликвидации учреждения
изложены в двенадцатом разделе Правил.
     К Правилам добавляются  38  регистрационных  форм  документов,  которые
образуются в процессе функционирования архива учреждения.
    1.5. В конце этих Правил подан список действующих законодательных,
нормативных актов и методических пособий по вопросам архивного дела
и делопроизводства.
     1.6. Действие   Правил   распространяется   на  архивы,  которые  хранят
документы с бумажной основой.  Условия работы архивов  учреждений,  которые
хранят      научно-техническую,     кино-,     фото-,     фоно-,
видеодокументацию,  документы,  созданные на электронных носителях,  а также   документную   информацию, с   грифами  ограничения  доступа,
регламентируются другими нормативно правовыми актами.
     1.7. С  введением  в  действие этих Правил "Основные правила работы
ведомственных архивов",  утвержденные приказом  Главного  архивного
управления  при   Совете  Министров  СССР  5  сентября в 1985 г.  N 263
, считать такими, которые не применяются на территории
Украины.

           2. Основные положения работы архивов учреждений

     2.1. Учреждения  создают  архивы  для  хранения документов,
законченных  в  делопроизводстве,  пользование   ими   со   служебной,
производственной,  научной и другой целью а также для защиты законных
прав и интересов граждан.
     2.2. Архив  является  самостоятельной  структурной частью учреждения или
входит в состав службы документацийного обеспечения  управления
учреждения  (управления  делами,  общего  отдела,  канцелярии
, и тому подобное).
     В малочисленных   учреждениях   ответственность  за  работу  с
архивными документами полагается на одного из работников  службы
документацийного обеспечения управления.
     2.3. В  своей   деятельности   архив   руководствуется   Конституцией
  и  законами Украины,  актами Президента Украины и
Кабинета Министров Украины,  другими  нормативно правовыми  актами,
положением об архиве учреждения и этими Правилами.
     2.4. Основными заданиями архиву является:
     принятие от структурных подразделений и первичных общественных
организаций (дальше - структурные подразделения) учреждения и  хранения
документов с бумажными носителями;
     контроль вместе со  службой   документацийного   обеспечения
управления  состояния хранения и правильности оформления документов
в структурных подразделах учреждения;
     участие в  составлении  возведенной  номенклатуры  дел  учреждения,
перевиряння   соответствия   формирования   документов, в   дела
утвержденной номенклатуре;
     представление на  государственную  регистрацию   документов   Национального
архивного   фонда,   ведения   их, государственного  учета  и  представления
сведений об их количестве за установленной формой к соответствующему
государственному архиву;
     проведение предыдущей  экспертизы  ценности  документов,  которые
хранятся,  составление  и представление на рассмотрение экспертной комиссии
учреждения описаний документов Национального архивного фонда,  дел, из
личного  состава  учреждения  и  актов  о  выделении к уничтожению
документов,  которые не отнесены в состав  Национального  архивного
фонда;
     создание и совершенствование справочного  аппарата  к  архивным
документам;
     организация пользования     документами,     издания     в установленном порядке архивных справок,  копий,  выдержек, юридическим
лицам и гражданам;
     подготовка и  передаваемость  документов  Национального  архивного
фонда к соответствующему государственному архиву;
     участие в    мероприятиях   по   повышению   профессиональной   квалификации
работников учреждения, которые отвечают за работу с документами.
     2.5. Для выполнения положенных на архив заданий ему предоставляется
право:
     требовать от  структурных  подразделений  учреждения передаваемости на
хранение документов,  оформленных  согласно  действующим  государственным
стандартам и правилам;
     возвращать структурным подразделениям на доработку документы,
оформленные с нарушением установленных требований;
     давать структурным  подразделениям   учреждения   рекомендации   по
вопросам, которые входят в компетенцию архива;
     спрашивать от структурных  подразделений  учреждения  сведения,
необходимые для работы;
     информировать руководство   учреждения   о   состоянии   работы    с
документами и вносить предложения относительно ее улучшения;
     принимать участие в  заседаниях  совещательных  органов,  совещаниях,  которые
проводятся  в  учреждении,  в случае рассмотрения на них вопросов работы с
документами.
     2.6. На  должность руководителя архива учреждения назначается лицо
с высшим образованием и стажем работы за специальностью не менее  как  три
года.
     Руководитель архива назначается  на  должность  и  освобождается  от
должности руководителем учреждения.
     Круг обязанностей работников  архива  определяется  должностными
инструкциями, которые утверждаются руководителем учреждения.
     2.7. В состав документов архива входят:
     законченные в  текущем  делопроизводстве  документы  постоянного и
длительного  (свыше  10  лет)  хранения,  созданные  структурными
подразделениями учреждения;
     личные архивные документы работников учреждения;
     документы с    бумажной   основой   организаций-предшественников
 учреждения, которые ликвидированы;
     печатные издания,   которые   дополняют   архивные   документы  и
необходимые для научно методической и информационно-справочной работы
архива;
     справочный и учетный аппарат к архивным документам.
     Документы передаются  из структурных подразделений учреждения к
архиву  через  2  года  по окончании  их  в   делопроизводстве   в
упорядоченном состоянии за описаниями образца,  приведенного в дополнении 1 к
этим Правилам.
     2.8. Устанавливаются    такие   предельные   сроки   временного
хранения документов в архиве учреждения:
     для документов    Верховной   Рады   Украины,   Администрации
Президента Украины,  Кабинета Министров  Украины,  Конституционного
Суда,  Верховного  Суда,  Высшего  арбитражного  суда,  Генеральной
прокуратуры,  министерств,  других центральных  органов  исполнительной
власти и непосредственно подчиненных им организаций, - 15 лет;
     для документов Верховной Рады  и  Совета  министров  Автономной
Республики  Крым,  областных,  Киевской и Севастопольской городских
советов и государственных администраций и подчиненных им организаций  -
10 лет;
     для документов  районных,  районных   в   городах   Киеве   и
Севастополе    государственных    администраций,    органов    местного
самоуправления и подчиненных им организаций, - 5 лет;
     для записей   актов   гражданского  состояния,  судебных  дел,
записей нотариальных действий,  документов, из  личного составлю  -  75
лет.
     Сроки временного хранения документов  в  архиве  учреждения
могут быть изменены с разрешения того государственного архива,  к которому настоящие
документы поступают на постоянное хранение.

      3. Требования к составлению номенклатур дел и формирования
                       документов в дела

                 3.1. Составление номенклатур дел

     3.1.1. Номенклатура   дел   является   систематизированным  перечнем
наименований дел,  создаваемых в делопроизводстве учреждения, оформленных
в соответствующем порядке с указанием сроков хранения дел.
     Номенклатура дел  является  обязательным   для   каждого   учреждения
информационным  справочником,  который  складывается для создания единственной
системы формирования дел,  обеспечения их учета, быстрого поиска
документов, по содержанию  и  видом  и  их отбору для включения в состав Национального архивного фонда.
     Ответственность за составление номенклатуры дел полагается
на  службу  документацийного  обеспечения  управления  при участии
архива учреждения.
     3.1.2. Существуют три вида номенклатур дел:  типичная,  примерная
и индивидуальная.
     Типичная номенклатура дел устанавливает типичный состав дел  для
учреждений,    однородных   за   характером   деятельности,   одинаковой
структурой,  с  единственной  системой  индексации  каждого  дела  и  является
нормативным актом.
     Типичная номенклатура дел для отрасли в целом  разрабатывается
министерством, другим   центральным   органом   исполнительной   власти,
соглашается с Центральной экспертно проверяющей комиссией  (дальше  -
ЦЕПК)   Держкомархиву,  утверждается  руководством  соответствующего
министерства,  другого  центрального  органа  исполнительной  власти, и
руководством  Держкомархиву  и  подлежит  государственной  регистрации  в
Министерстве юстиции Украины.
     Типичная номенклатура  дел  для  учреждений   отдельного   региона
(Автономной  Республики Крым,  области,  мост Киева,  Севастополя)
разрабатывается  соответствующим  местным  органом  исполнительной   власти,
соглашается   из   экспертно проверяющей   комиссией  (дальше  -  ЕПК)
соответствующего  государственного   архива,   утверждается   руководством
учреждения-автора    и   государственного   архива  и  подлежит  государственной
регистрации в местном органе Министерства юстиции Украины.
     3.1.3. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав
дел для учреждений, однородных за характером деятельности, но разных
за структурой, и имеет рекомендательный характер.
     Примерные номенклатуры   дел  разрабатываются  министерствами,
другими  центральными  и  местными  органами  исполнительной   власти,
соглашаются  из ЦЕПК Держкомархиву или ЕПК соответствующего государственного
архива и утверждаются руководством учреждения-автора.
     Типичные и  примерные  номенклатуры дел разрабатываются органами
высшего уровня для учреждений,  которые принадлежат к сфере их  управления,  и
используются  этими  учреждениями  как пособия во время составления
индивидуальных номенклатур дел.
     3.1.4. Независимо от   наличия   типичной   или   примерной
номенклатуры  дел  каждое  учреждение  должно  иметь  индивидуальную
номенклатуру дел.
     Возведена индивидуальная     номенклатура     дел    учреждения
складывается,  как правило,  из номенклатур дел отдельных структурных
подразделений и  первичных  общественных  организаций,  которые  действуют  в
учреждении.
     3.1.5. Номенклатура дел структурного подразделения (дополнение 2)
разрабатывается  должностным  лицом,  ответственным за делопроизводство в
структурном  подразделении,  с  привлечением  специалистов,  подписывается
руководителем  структурного  подразделения  и соглашается с руководителем
архива  учреждения.  Номенклатура  дел   структурного   подразделения
складывается  на основании  изучения  документов по всем вопросам его
деятельности.
     3.1.6. После  выполнения  документов они группируются в дела,
которым предоставляются наименования (заглавия), что в сжатой обобщенной
форме  воспроизводят  состав  и содержание документов по делам.  Основной
частью заглавия дела является изложение вопроса (предмет), из которого она
заводится.
     3.1.7. Заглавие дела состоит из:
     названия вида   дела   (переписка,   журнал)   или  разновидности
документов (приказы, протоколы);
     наименование учреждения  и  ее  структурного подразделения,  которое является
автором документов;
     наименование учреждения или ее структурного подразделения, к которым
адресованные или от которых полученные документы;
     короткого содержания документов дела;
     наименования региона или страны,  с  которыми  связанное  содержание
документов дела;
     дать периоду, к которому принадлежат документы дела;
     указания на наличие копий документов по делу.
     Примеры: 1. "Переписка с Министерством финансов Украины о
внесении  изменений  в  смету расходов государственных архивных учреждений на
IIV кварталы 2000 года".

     2. "Журнал регистрации входных документов ___________сільської
советы ________________району__________________області за 1999 год".

     3. "Справки   финансового   управления  Министерства  здравоохранения
Украины о  заработной  плате  работников  министерства,
выданные в 1998 г. (копии)".
     3.1.8. В заглавиях судебных, следственных, личных (персональных)
и  других  дел,  которые  содержат документы,  связанные последовательностью
ведения  делопроизводства  из  одного  конкретного  вопрос,  употребляется
срок "дело".
     Примеры: 1.  "Дело  о  привлечении  к  административной
ответственности  государственного служащего Потапенко и.В.  в связи с
воспламенением им должности в коммерческом предприятии".
     2. "Личное  дело  директора  Государственного  архива Волынской
области Гики в.М.".

     3.1.9. В  заглавиях  дел,  которые  содержат  документы по одному
вопросу,  но не  связанных  последовательностью  ведения  делопроизводства,
уживается  срок "документы",  а после него в скобках наводятся
основные виды документов дела.
     Пример. "Документы  (докладные  записки,   отчеты,   справки,
переписки) об учете предложений за результатами проверок и
критических выступлений в средствах массовой информации".
     3.1.10. Срок  "документы"  употребляется  также  в  заглавиях
дел,  которые содержат документы-приложения к любому  законодательному,
нормативному или предписывающему акту.
     Пример. "Документы  к  Закону  Украины  "О   Национальном
архивном фонде и архивных учреждениях".
     3.1.11. В  заглавиях  дел   с   перепиской   отмечаются
корреспондент и короткое содержание документов.
     Пример. "Переписка с Фондом государственного  имущества  Украины  о
приватизации объектов государственной собственности".
     В заглавиях  дел,  которые  содержат  переписку  с  однородными
корреспондентами,   они  не  перечисляются,  а  отмечается  их
общее видовое название.
     Пример. "Переписка  с  государственными  архивами   Украины   о
планировании работы на 2000 год".
     В заглавиях дел с перепиской  с  разными  корреспондентами
они не отмечаются.
     Пример. "Переписка   об   организации   научно-практической
конференции по обеспечению сохраненности документов  и  печатных
изданий".
     3.1.12. Если содержание  дела  касается  нескольких  однородных
административно-территориальных  единиц,  то в заглавии дела их
индивидуальные наименования не указываются.
     Пример. "Переписка  с  государственными  архивами  областей   о
противопожарной безопасности".
     Если содержание          дела          касается         одной
административно-территориальной единицы (населенного пункта),  то ее
(его) наименование наводится в заглавии дела.
     Пример. "Переписка с Государственным архивом  Волынской  области
(м. Луцк) о работе с кадрами".
     Наименования населенных пунктов наводятся в  таком  порядке:
село (поселок), город, район, область (Автономная Республика Крым).
     3.1.13. В  заглавиях  дел,   которые   содержат   планово отчетную
документацию,  отмечается период (месяц, квартал, год), в котором
созданные документы.
     Примеры. 1.     "План     организационно технических    мероприятий
предприятия на 2000 год".
     2. "Отчет  об  использовании бюджетных средств за ноября 2000
года".

     3.1.14. Если дело состоит из нескольких томов  или  частей,
то  формулируется ее общее заглавие,  а затем,  если нужно,
добавляются заглавия каждого тома  (части),  что  уточняют  содержание
общего заглавия.
     Пример. "Отчеты  государственных  архивов  Украины  о   выполнении
планов развития архивного дела на 1999 год.
     Том 1. Центральные государственные архивы
     Том 2. Отраслевые государственные архивы".

     3.1.15. Размещение    заглавий    дел    в   номенклатуре
структурного подразделения  должно  отвечать  степени  важности
вопросов,  которые  решаются,  с учетом взаимосвязи документов,
включенных к конкретным делам.  Как правило,  первой  размещается
группа дел, что включает документы органов высшего уровня, дальше группа
организационно предписывающей документации   самого  учреждения  (приказы,
решения,  распоряжения, и тому подобное),  планово отчетная   документация   и
переписка.  В разделе переписки первыми размещаются дела,  что
содержат переписку с органами высшего уровня.
     3.1.16. Каждое дело,  включенное к номенклатуре, должно иметь
условное  обозначение  арабскими цифрами - индекс.  Индекс дела в
номенклатуре  структурного  подразделения   состоит   из   индекса
структурного  подразделения  за  штатным  расписанием или классификатором
структурных подразделений  и  порядкового  номера  дела  в пределах
подраздела.  В случае  наличия  в  деле  томов  (частей) индекс
относится на каждом томе с указанием: т. 1, т. 2 и тому подобное.
     3.1.17. В конце года лицом,  ответственным за делопроизводство в
структурном  подразделении,  к   номенклатуре   дел   складывается
итоговая  запись  о  количестве  и  категориях  дел,  фактически
заведенных за год (дополнение 2).
     3.1.18. Номенклатура дел структурного  подразделения  учреждения
складывается  в  трех  экземплярах,  на каждом из которых обязательно
проставляются гриф согласования с экспертной комиссией (дальше - ЕК) и
руководителем  архива  учреждения (должностным лицом,  ответственным за
архив).
     Первый (неприкосновенный)    экземпляр     номенклатуры     дел
хранится   в   структурном   подразделении.   Второй   экземпляр
передается  в  службу  документацийного  обеспечения  управления
учреждения. Третий экземпляр используется для формирования дел и
поиска необходимых документов.
     3.1.19. Номенклатуры  дел  структурных подразделений после их
рассмотрения и анализа возводятся службой документацийного обеспечения
управления учреждения в единственную (возведенную) номенклатуру дел учреждения.
При этом номенклатуры  дел  первичных  общественных  организаций
вмещаются в конце возведенной номенклатуры дел.
     Во время разрабатывания единственной номенклатуры дел учреждения,  кроме
сводки номенклатур дел структурных подразделений,  с целью более
полного   охватывания   документооборота   изучается  и  анализируется
деятельность учреждения в целом. При этом используются положения
(уставы)   об  учреждении  и  ее  структурные  подразделения;  штатные
расписания;  типичные или примерные  номенклатуры  дел;  индивидуальные
номенклатуры   и   описания  дел  за прошлые годы;  классификаторы
документов и корреспондентов;  регистрационно-учетные и  контрольные
картотеки;  типичный  и  ведомственные (отраслевые) перечни документов с
указанием сроков их хранения,  а также учитываются  задания
учреждения на следующий год.
     3.1.20. Во время   составления   возведенной  номенклатуры  дел
используются  структурный  или   функциональный   принцип   ее
построения.
     Структурный принцип   используется    в случае    четко
установленной структуры учреждения.  Разделами в  такой  номенклатуре
дел  является  наименование  структурных подразделений.  При этом первым
разделом   номенклатуры   отмечается   служба   документацийного
обеспечения управления.
     Пример. "Канцелярия, организационный отдел, плановый отдел,
отдел маркетинга и сбыта продукции, и тому подобное".
     Функциональный принцип  построения возведенной номенклатуры дел,
то есть за направлениями деятельности,  используется в случае  распределения
основных  функций (направлений деятельности) между работниками учреждения.
Этот принцип построения возведенной номенклатуры дел  используется
в  учреждениях,  которые  не  имеют  структуры,  в том числе в субъектах
хозяйственной деятельности негосударственной собственности.
     Разделы и  подразделы  возведенной номенклатуры дел отмеченной
выше учреждения,  построенного по такому  принципу,  отображают  ее
функции  и  отрасли  деятельности  и  размещаются в номенклатуре за
степенями их важности.
     Пример. "Организация   работы  планирование,   финансирование,
прогнозирование, и тому подобное".
     3.1.21. К  возведенной  номенклатуре дел учреждения включаются
названия дел,  которые фактически заведены в делопроизводстве  и  отображают
все  документируемые  участки  работы учреждения,  в том числе дела
временно действующих органов учреждения,  например дела ликвидационной
комиссии.
     В возведенную номенклатуру включаются  также  не  законченные  в
делопроизводстве  дела,  которые  поступили от учреждений-предшественников для их
продолжения,  в том числе  регистрационно-справочные  и  контрольные
картотеки, номенклатуры дел.
     3.1.22. Дела по вопросам,  решения которых длится больше одного
года,  или  которые  ведутся  на протяжении  нескольких  лет  (например,
протоколы  заседаний   руководящих   органов   первичных   общественных
организаций) вносятся в возведенную номенклатуру дел каждый год
на протяжении всего срока их решения или ведения.
     В возведенную   номенклатуру  дел  не  включаются  печатные
издания, справочники (в том числе телефонные), бюллетени, реферативные
журналы, экспресс-информация.
     3.1.23. Возведенная номенклатура дел соглашается из ЕК учреждения
и   ЕПК   (ЕК)   соответствующего   государственного   архива,   после чего
утверждается руководителем учреждения (дополнение 3).
     Государственные учреждения, в деятельности которых не создаются документы
Национального архивного  фонда,  согласовывают  возведенные  номенклатуры
дел из ЕК органов высшего уровня.
     Учреждения с негосударственной собственностью после  первого  сообщения
от  повидного  государственного  архива  о  своей возведенной номенклатуре
дел в дальнейшем согласовывают ее с собственной ЕК  и  утверждают  подписью
руководителя учреждения.
     3.1.24. В  графе  "Примечание"  возведенной   номенклатуры   дел
на протяжении  года,  на  который  она  составлена,  делаются отметки о
включении новых дел,  о переходных делах,  о должностных лицах,
ответственных  за  формирование дел,  о передаваемости дел в архив
учреждения или другим учреждениям для продолжения ведения дел.
     3.1.25. В  возведенной  номенклатуре  дел  учреждения  может быть
предусмотренное внедрение одного дела с грифом  "Для  служебного
пользования",  если  в  деятельности  учреждения создается незначительное
количество документов с отмеченным грифом.  Срок хранения такого
дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел
проставляется отметка "ЕПК".
     3.1.26. В конце  года  возведенная  номенклатура  дел учреждения
обязательно закрывается итоговой записью, что подписывает руководитель
службы  документацийного  обеспечения  управления  учреждения.  О
фактическом наличии заведенных за год дел сообщается  руководителю
архива учреждения (лицо, ответственное за архив).
     3.1.27. Возведенная   номенклатура   дел   государственного   учреждения
складывается в четырех экземплярах, каждый из которых должен иметь гриф
согласования с соответствующим  государственным  архивом  или  органом  высшего
уровня,  если  в  учреждении  не  создаются документы Национального
архивного фонда.
     Первый (неприкосновенный) экземпляр возведенной  номенклатуры  дел
хранится  в  службе  документацийного  обеспечения управления
учреждения.
     Второй передается  к архиву  учреждения  для   контроля   за
формированием дел в структурных подразделениях.
     Третий посылается к  соответствующему  государственному  архиву  или
органу  высшего  уровня,  с  которым соглашалась возведенная номенклатура
дел.
     Четвертый распределяется   за   разделами   между  структурными
подразделениями учреждения.
     Учреждения негосударственных  форм  собственности могут составлять возведенную
номенклатуру дел  в  трех  экземплярах,  а  если  в  них  нет
структурного разделения - в двух экземплярах.
     3.1.28. Возведенная   номенклатура   дел   учреждения,    как и
номенклатуры  дел  структурных  подразделений,  ежегодно не позже
декабря пересматриваются и  уточняются.  После  внесения  изменений  они
перепечатываются    и    утверждаются    руководителем    учреждения
(структурного подразделения) и вводятся в действие  с  1  января  нового
года.
     Возведенная номенклатура дел подлежит согласованию с  соответствующим
государственным архивом или органом высшего уровня один раз на пять лет
или безотлагательно в случае существенных изменений в собственности имущества, структуре
функциях и характере работы учреждения.

               3.2. Формирование документов в дела

     3.2.1. Законченные  в делопроизводстве документы группируются в дела
в соответствии с номенклатурой дел,  которая согласована и  утверждена  в
порядке, изложенному в п. 3.1.23 этих Правил.
     3.2.2. Устанавливается такой порядок группирования  документов  в
дела:
     в дела вмещаются только оригиналы документов или,  в случае
их   отсутствия,   засвидетельствованные   в установленном порядке  копии
документов,  оформленные  в соответствии с  требованиями  действующих  нормативных
актов;
     не допускается  включение  к  делам  постоянного  хранения
черновиков,  личных документов,  размноженных копий и документов,
которые подлежат возвращению (со штампом,  который принадлежит  органу  высшего
уровня);
     документы группируются  в  дела  за  один  год,  за исключением
документов,  умещенных  в  судебные,  личные  и  переходные  дела.
Личные дела формируются на протяжении всего  времени  работы  должностного
лица в учреждении;
     документы, которые подлежат включению  к  составлю  Национального
архивного фонда (постоянного хранения), и документы временного,
в том числе длительного (свыше 10 лет),  хранения формируются  в
разные дела.
     3.2.3. В виде исключения,  когда  этого  требует  специфика   работы
учреждения,   документы   постоянного   и   временного  хранения,
связанные  с   решением   одного   вопроса,   могут   временно
группироваться на протяжении года в одно дело. По окончании года или
решения вопроса упомянутые документы должны вмещаться  в  отдельные
дела согласно номенклатуре дел за такими принципами:
     к одному делу вмещаются документы только постоянного, а к
другой - временного хранения;
     в дело включаются документы только по одному  вопросу  или
группе родственных  вопросов,   которые   составляют   единственный   тематический
комплекс,  в начале дела вмещаются инициативный документ,  а затем  документ-ответ   и  все  другие  документы, в   логической
последовательности и хронологии их издания;
     документы, созданные  с помощью  персональных компьютеров,
группируются в дела на общих основаниях.
     3.2.4. Если  документы  по содержанию  и  сроком хранения не
могут  (сгруппированные  в  дела,  предусмотренные   номенклатурой,   и
заводится новое дело с обязательным уносом ее названия и срока
хранения в действующую номенклатуру дел.
     3.2.5. Дело  не  должно превышать 250 листов (30-40 мм
толщиной).
     3.2.6. Нормативные    акты   (уставы,   положения,   правила,
инструкции и тому подобное),  утвержденные предписывающими документами (приказами,
постановлениями,   решениями),  вмещаются  в  дела  вместе с  настоящими
документами.
     3.2.7. Приказы,   распоряжения, из  основной  деятельности,  о
принятии,   освобождении,   поощрении,   совместительстве   работников
учреждения,  о  предоставлении  отпусков,  о  наложении  взысканий  на
работников,  об их командировке,  по административно-хозяйственным
вопросам и тому подобное группируются в разные дела.
     3.2.8. Документы  заседаний  коллегиальных   органов   учреждения
группируются в два дела:
     протоколы и документы  к  ним  (доклады,  справки,  проекты
решений, и тому подобное);
     документы из организации и проведения  заседаний  коллегиальных
органов  (повестка  дня,  список приглашенных,  макет рассаживания,
перечень лиц, которые выступают и тому подобное).
     Протоколы заседаний коллегиальных органов группируются в дела в
хронологическом порядке и за номерами.  Документы к  заседаниям  этих
органов  систематизируют  за  датами и номерами протоколов,  а в середине группы документов,  которые касаются одного протокола,  -  за
повесткой дня заседания.
     3.2.9. Поручение органов высшего уровня и документы,  связанные
с  их выполнением,  группируются в дела или за направлениями деятельности
учреждения,  или  за  авторами  инициативных  документов.   Небольшое
количество таких документов позволяется формировать в одно дело. В
середине  каждого  дела  упомянутые  документы  систематизируют  за
датами поручений.
     3.2.10. Утвержденные  планы,  отчеты,  сметы, группируются  в
дела отдельно от проектов настоящих документов.
     3.2.11. Переписка группируется по содержанию и корреспондентской
признаком   и   систематизирует   в   хронологической  последовательности:
документ-ответ идет за документом-запросом.
     3.2.12. В    личных    делах   документы   группируются   в
хронологическом порядке в меру их пополнения в такой последовательности:
внутреннее  описание документов дела;  заявление о принятии на работу
(контракт);  направление или представление;  личный  листок  из  учета
кадров;  автобиография;  документы  об  образовании (копии);  выдержки из
предписывающих документов (приказов,  распоряжений)  о  назначении,
переводе, на  должность,  освобождение  работника;  дополнение  к
личному листку из учета кадров; справки и другие документы.
     Личные дела   государственных  служащих  ведутся  в  порядке,
утвержденному постановлением Кабинету Министров Украины от 25  мая
в 1998 г. N 639.
     Копии приказов,  распоряжений, о взыскании, поощрении, изменении
фамилии  работника, и тому подобное  к личному делу не включаются.  Эти
сведения вносятся в добавление к  личному  листку  из  учета
кадров или к трудовой книжке.
     3.2.13. Лицевые  счета  работников   учреждения,   ведомости
начисления  заработной  платы, и другие подобные финансовые документы
систематизируют в пределах года в алфавитном порядке за  фамилиями
или ежемесячно.
     3.2.14. Методическое руководство и контроль за формированием дел
учреждения   осуществляет   ее   служба   документацийного  обеспечения
управления.

        3.3. Временное хранение документов в структурных
                       подразделениях учреждения

     3.3.1. Документы   со времени   создания  (поступление)  и  к
передаваемости их в архив учреждения хранятся  за  местом  формирования
дел согласно утвержденной номенклатуре.  В небольших учреждениях
дела  хранятся  централизовано  в  службе   документацийного
обеспечения управления.
     В случае  хранения  дел  в   структурных   подразделениях   их
сохраненность  обеспечивается руководителями структурных подразделений и
должностными лицами,  ответственными за делопроизводство  в  отмеченных
подразделах. В рабочих комнатах дела должны храниться в шкафах
и столах, которые закрываются.
     3.3.2. Издание   дел   напрокат       другим
структурным подразделениям учреждения или другим учреждениям  осуществляется
с разрешения   руководителя  учреждения.  На  выданное  дело  заводится
карточка-заменитель дела  (дополнение  4),  в  которой  отмечаются название
дела,  ее индекс за номенклатурой,  дата издания,  кому дело
выдано,  дата ее возвращения,  подписи лиц,  которые выдали и приняли
дело.

          4. Экспертиза ценности документов в учреждениях

     Экспертиза ценности  документов  предусматривает всестороннее изучение
настоящих документов с целью оценки их  научного,  историко-культурного
значения.   Выводы   экспертизы  ценности  документов  являются  единственным
основанием для  включения  документов  в  Национальный  архивный
фонд или исключение документов из него,  а также для установления
сроков временного хранения документов.
     Запрещается исключение   из  Национального  архивного  фонда
любых документов, составленных до 1946 года.

     4.1. Принципы и критерии экспертизы ценности документов

     4.1.1. Экспертиза   ценности   документов   проводится    за
принципами:
     объективности, - когда в  основу  оценки  документов  берутся
объективно    существующие    факторы    содержания,   значимости   авторов
(фондоутворювачив),  юридической силы документов, их оригинальности,
времени создания,  повторяемости, в других документах информации,  которая
содержится в них;
     историзму, -  что  предусматривает  изучение сведений об авторах
(фондоутворювачив) и содержания документов, что они составили, исходя из
особенностей того времени, когда возникли настоящие документы;
     всесторонности и  комплексности,  -  который  заключается  в  изучении
сведений об авторах ( фондоутворювачив) и документов,  что они
составили,  не изолировано,  а в составе  определенных  комплексов  (архивных
фондов,  коллекций),  с учетом их места среди документов других
авторов (фондоутворювачив).
     4.1.2. Основными  критериями  проведения  экспертизы ценности
документов является:
     происхождение -    определение    роли    и   значение   авторов
(фондоутворювачив) в жизни общества,  значимости  событий,  явлений,
предметов, отображенных в документах, времени и места их возникновения;
     содержание - установление  значения  информации,  которая  содержится  в
документах,   ее  повторяемости  в  других  документах,  целевого
назначения,  видов   и   разновидностей   документов,   степени   их
сохраненности, в составе определенного комплекса документов;
     внешние особенности - учет  оригинальности,  наличия
или отсутствия резолюций, вез, отметок, художественных, палеографических,
языковых  и  других  особенностей, в  оформлении,  физического   состояния
документов.

    4.2. Организация экспертизы ценности документов в учреждении

     4.2.1. Учреждения  независимо от форм собственности обязаны не позже одного года с начала деятельности обратиться  к  одному  из
государственных  архивов  за  местом  своего  нахождения  для проведения
экспертизы ценности документов с целью их возможного отнесения  в
Национальный архивный фонд.
     4.2.2. Экспертиза ценности документов в учреждении проводится:
     в текущем  делопроизводстве во время составления номенклатур дел,
формирования  документов, в  дела   и   перевиряння   правильности
отнесения документов к делам;
     во время подготовки дел к  следующему  хранению,  в том числе в составе Национального архивного фонда.
     4.2.3. Экспертиза ценности документов учреждений,  их отбор для
следующего  хранения осуществляется экспертными комиссиями учреждений,
которые  действуют  в соответствии с  Типичным  положением  об  этих   комиссиях,
утвержденным  приказом  Держкомархиву  от 13 марта в 1996 г.  N 9
 и  зарегистрированного  Минюстом  10 апреля в 1996 г.  за
N 173/1198.

        4.3. Основные задания экспертной комиссии учреждения

     4.3.1. Основными заданиями ЕК является:
     рассмотрение вопросов и принятие решений об одобрении  и  представлении
на  утверждение  в  установленном Держкомархивом порядка:  описаний
документов,   отнесенных   экспертизой    ценности    в состав
Национального   архивного   фонда;   возведенной  номенклатуры  дел
текущего делопроизводства учреждения;  актов  об  исключении  документов
учреждения,   не   отнесенных   экспертизой   ценности   в состав
Национального архивного фонда;
     организация и  проведение совместно со службой документацийного
обеспечения управления  и  архивом  учреждения  ежегодного  отбора
документов  для  последующего  хранения  или уничтожения,  осуществления
контроля, за организацией документов в делопроизводстве учреждения;
     участие в  подготовке и рассмотрении номенклатуры дел учреждения,
методических пособий  по  организации  документов  в  делопроизводстве,
экспертизы ценности документов;
     рассмотрение предложений  структурных  подразделений   учреждения   об
установлении сроков   хранения  отдельных  видов  документов,  не
предусмотренных действующими перечнями, и представления решений, по этим вопросам на
утверждение ЕПК соответствующего государственного архива;
     проведения инструктажу и консультаций работников учреждения  из
организации   документов   в   делопроизводстве,   экспертизы  ценности
документов и их подготовки к передаваемости на последующее хранение.

       4.4. Организация работы экспертной комиссии учреждения

     4.4.1. В состав ЕК,  который утверждается  приказом  руководителя
учреждения,    включаются    руководители    службы   документацийного
обеспечения управления и архива учреждения,  опытные  работники
других  структурных  подразделений  и специалисты соответствующего государственного
архива.  Головой ЕК назначается, как правило, заместитель руководителя
учреждения, а секретарем руководитель архива учреждения.
     4.4.2. В   своей  деятельности   ЕК   руководствуется    Конституцией
  и законами Украины,  актами Президента Украины и
Кабинета Министров Украины,  другими нормативно правовыми актами. По вопросам организации  и  методики  проведения  экспертизы ценности
документов ЕК руководствуется правилами,  инструкциями и  рекомендациями
Держкомархиву.
     4.4.3. ЕК   работает   в соответствии с   годовым   планом,  который
утверждается руководителем учреждения,  и отчитывается  перед  ним  о
проведенной работе. Заседания ЕК проводятся не реже однажды на
год и считаются правомочными,  если на них присутствуют не менее двух
третей состава комиссии.
    4.4.4. Решения  ЕК  принимаются  большинством   голосов   членов
комиссии,  присутствующих  на заседании,  оформляются протоколом,  который
подписывается председателем или его заместителем и секретарем комиссии, и
вступают  в силу  с момента утверждения протокола заседания ЕК
руководителем учреждения.
     Секретарь ЕК  за  указаниями  ее  председателя  обеспечивает созыв
комиссии,  составляет   протоколы   заседаний,   сообщает   
структурным  подразделениям и отдельным должностным личностям учреждения решения
комиссии,  осуществляет  учет  и  отчетность  о   ее   работе,   ведет
документацию ЕК и обеспечивает ее хранение.

      4.5. Порядок проведения экспертизы ценности документов
                   и оформления ее результатов

     4.5.1. Экспертиза  ценности  документов  осуществляется ежегодно
работниками  службы  документацийного   обеспечения   управления
учреждения вместе с ЕК под методическим руководством архива учреждения.
     4.5.2. Во время проведения  экспертизы  ценности  осуществляется
отбор   документов  постоянного  и  длительного  (сверх  10  лет)
хранение для передаваемости к архиву учреждения, определения документов
временного   хранения, в   структурных  подразделениях  учреждения,
выделения, к уничтожению документов и дел за прошлые годы,  сроки
хранения  которых  закончились.  Одновременно  проверяются  качество и
полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков
хранения    дел,    предусмотренных   номенклатурой,   соблюдения
установленных правил оформления документов и формирования дел.
     Отбор документов   постоянного   хранения   проводится  на основании  типичного,  ведомственных  (отраслевых)  перечней  документов,
типичных  и  примерных  номенклатур дел, с указанием сроков их
хранения и индивидуальной номенклатуры  дел  учреждения  путем
поаркушного  пересмотра  каждого  документа.  Запрещается  отбор
документов для  последующего  хранения  и  уничтожения  на основании
заглавий дел у описания или номенклатуре дел.
     4.5.3. Дела с отметкой "ЕПК",  в которых экспертизой ценности
установленное наличие документов постоянного хранения, подлежат
переформировке.  Документы  постоянного  хранения,   выделенные   из
отмеченных   дел,   объединяются   в   самостоятельные   дела   или
присоединяются  к  другим   однородным   делам.   Оправка   опять
сформированных  дел  осуществляется  только  по завершении экспертизы
ценности документов.
     Во время  проведения  экспертизы ценности оказываются дублетные
документы, черновики, неоформленные копии, которые подлежат исключению из
дел постоянного хранения.
     4.5.4. В случае  установления  в процессе  экспертизы  ценности
фактов недостатка документов и дел,  которые считаются за номенклатурой,
соответствующими структурными подразделениями  учреждения  осуществляется  их
розыск. В случае негативного результата розыска руководитель учреждения по предоставлению ЕК и архива утверждает акт о  недостатке  архивных  дел
(документов) (дополнение 6), назначает служебное расследование и выдает
приказ о привлечении к ответственности лиц,  виновных  в  потере
документов  или дел.  Справка о причинах отсутствия документов
или  дел,   подписанная   руководителем   соответствующего   структурного
подразделения, передается к архиву учреждения.
     4.5.5. За результатами  экспертизы   ценности   в   учреждении
складываются  описания  дел  постоянного,  длительного (свыше 10 лет)
хранения и из личного состава,  а также акты о  выделении  к
уничтожению  дел,  сроки  хранения  которых закончились.  При этом
учитываются такие примечания,  как "Пока не минет потребность", "К замене
новыми",  "По окончании срока договора" и тому подобное.  Оформление и
описание дел осуществляется в соответствии с требованиями пунктов  5.1,  5.2
этих Правил.
     4.5.6. Отбор документов, сроки хранения которых, закончились,
и  составления  акта  о  выделении  настоящих  документов  к  уничтожению
(дополнение 7) осуществляются после сводки описаний дел  учреждения  за
соответствующий период.  Возведенные описания и акт рассматриваются ЕК учреждения
одновременно.  Одобрены ЕК учреждения  акты  утверждаются  руководителем
учреждения  только  после  утверждения и согласования в установленном порядке описаний дел постоянного хранения но из личного  состава,
после чего учреждение-фондоутворювач имеет право уничтожать документы.
     4.5.7. Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению,
если  предусмотренный  для них срок хранения закончился до 1 января
года, в котором составленный акт. Например, дела с трехлетним сроком
хранения,  законченные  в 2000 году,  могут включаться в акт,  который
будет составлен не раньше 1 января 2004 года,  с пятилетним сроком
хранения  -  не раньше 1 января 2006 года с учетом примечаний,
отмеченных в соответствующих перечнях документов (см.  пункты 4.5.2
4.5.5 этих Правил).
     Акт о выделении к уничтожению документов складывается  в  двух
экземплярах  на  все  дела  учреждения в целом.  Названия однородных
дел,  отобранных к уничтожению,  уносятся  в  акт  под  общим
заглавием  с  указанием  количества дел,  включенных к каждой
группе.
     4.5.8. Учреждения,  в  деятельности которых не создаются документы
Национального  архивного  фонда,  составляют  акты  о   выделении
документов  к  уничтожению  только  после  утверждение описаний дел
длительного (свыше 10  лет)  хранения  и  из  личного  состава.
Уничтожение документов проводится после утверждения акта руководителем
учреждения и его согласования с соответствующим государственным архивом.
     4.5.9. Акты о выделении документов к уничтожению имеют валовую
нумерацию, начиная из N 1.
     4.5.10. Дела,  отобранные  к уничтожению,  после согласования и
утверждения актов передаются организациям из заготовки вторичного
сырья   за  накладными,  в  которых  отмечается  вес  бумажной
макулатуры,  которая передана для переработки.  Дата сдачи документов, их
вес   и   номер  накладной, указываются  в  актах  о  выделении
документов к уничтожению.  Настоящие акты  вмещаются  в  дело  архивного
фонда учреждения и хранятся в архиве учреждения.
     Если объем дел,  которые выделены к уничтожению,  незначителен,  они
могут быть сожжены, о чем в акте делается отметка.
     4.5.11. Порядок уничтожения документов и  дел  с  грифом  "Для
служебного  пользования"  определяется  специальной  Инструкцией,
утвержденной  постановлением  Кабинета  Министров   Украины   от   27
ноября в 1998 г. N 1893.

   4.6. Государственная регистрация документов Национального архивного
             фонда, которые хранятся в архиве учреждения

     4.6.1. Государственной   регистрации   подлежат   все    документы
учреждения,   которые   отнесены   экспертизой  их  ценности  в состав
Национального  архивного  фонда.  Государственная  регистрация  документов
Национального  архивного  фонда  учреждения осуществляется соответствующим
государственным  архивом  суммарно  за  учетными   сведениями   архива
учреждения, где хранятся настоящие документы.
     4.6.2. После  утверждения   решения   ЕПК   об   отнесении
документов   учреждения  в состав  Национального  архивного  фонда
соответствующий государственный архив оформляет на настоящие документы  регистрационное
свидетельство    (дополнение   8).   Регистрационное   свидетельство   выдается
учреждению-владельцу документов вместе с экземпляром  утвержденного
описания документов.
     4.6.3. Вопросы  издания,   переоформления   и   аннулирования
регистрационных   свидетельств, регулируются   Положением  о  государственной
регистрации документов Национального архивного фонда,  утвержденным
постановлением  Кабинета Министров Украины от 20 октября в 1995 г. N 853.

        5. Подготовка и передаваемость дел к архиву учреждения

     Законченные в делопроизводстве дела постоянного,  длительного  (свыше
10  лет)  хранения  и из личного состава должны казаться к
архиву учреждения для следующего хранения и пользования.  Дела
временного хранения (до 10 лет включительно) могут передаваться в
архив учреждения по решению ее руководителя.

                      5.1. Оформление дел

     5.1.1. Оформление дел,  заведенных в делопроизводстве структурных
подразделений учреждения,  полагается на работников этих подразделов
за методической помощью архива учреждения.
     Оформление дела  предусматривает нумерацию листов по делу,  (в
необходимых  случаях)  внутреннего   описания   документов   дела,
заверительной надписи дела,  подшивки или оправки дела,
оформления обложки (титульного листа) дела.

                    Нумерация листов дел

     5.1.2. С  целью  обеспечения  сохраненности  и   закрепления
порядка  расположения  документов  по делу  все ее листы,  кроме
листов заверительной надписи и внутреннего описания, нумеруются
арабскими цифрами  валовой  нумерацией  в правом верхнем кутье
простым мягким карандашом или  механическим  нумератором.  Применение
чернил,  пасты  или  цветных  карандашей, для  нумерации  листов
запрещается.  Листы  внутреннего   описания   документов   дела
нумеруются отдельно.
     5.1.3. Листы дел,  которые состоят из  нескольких  томов  или
частей, нумеруются в каждом томе (части) отдельно.
     5.1.4. Фотографии,  чертежи,  диаграммы и другие иллюстративные
документы,  которые  являются  отдельными  листами  в  деле,  нумеруются  на обратной стороне в левом верхнем кутье.
     5.1.5. Лист формата,  больше, чем формат А-4, подшивается
за один бок и нумеруется как один лист в правом верхнем  кутье,
а затем фальцуется на формат А-4.
     5.1.6. Лист с наглухо наклеенными документами  (фотографиями,
вырезками,  выписками, и тому подобное)  нумеруется  как один лист.  Если к
документу подклеваны одним боком другие документы  (вырезки,  вставки
к тексту, переводы и тому подобное), то каждый документ нумеруется отдельно.
     5.1.7. Подшитые в дела конверты  с  заключениями  нумеруются
валовой нумерацией листов дела,  при этом сначала нумеруется
конверт, а затем каждое вложение, в конверте.
     5.1.8. Подшитые   в  дела  документы  с  собственной  нумерацией
листов  хранят   такую   нумерацию,   если   она   отвечает
последовательности расположения листов по делу.
     5.1.9. В случае наличия многих ошибок в нумерации  листов
дела  в делопроизводстве осуществляется их перенумерация,  во время которой
старые номера зачеркиваются одной черточкой скоса и рядом относится
новый номер листа.
     5.1.10. В случае наличия отдельных ошибок в нумерации  листов
дела  допускается  применение  литерных номеров листов (1-я,
12-б и тому подобное).

          Составление внутреннего описания документов дела

     5.1.11. Внутренний описание  документов  складывается  к  некоторым
категориям  дел,  которые  содержат  уникальные  документальные достопримечательности,
документы  с  грифом  "Для  служебного   пользования",   личные,
судовослидчи  дела  и тому подобное.  Необходимость  составления  внутреннего
описания  документов  некоторых   дел   определяется   инструкцией   из
делопроизводства учреждения.
     5.1.12. Внутреннее описание (дополнение 9) складывается  на  отдельном
листе  за  формой,  которая  содержит  сведения  о  порядковых номерах
документов дела,  их индексах,  дать, заглавия и номера листов
дела, на которых расположен каждый документ.
     5.1.13. До внутреннего описания складывается итоговая  запись,
в  которой  наводятся цифрами и буквами количество документов,  которые
включены  к  описанию,  и  количество  листов  внутреннего  описания.
Внутреннее описание подписывается его составителем. Если дело оправлено
или подшито предварительно  без  внутреннего  описания,  то  его  бланк
подклевывается к внутреннему боку лицевой обложки дела.
     5.1.14. Изменения состава документов дела (включение  дополнительных
документов,   их   исключения,  замена  оригиналов  копиями  и тому подобное)
отображаются в графе  "Примечания"  с  ссылкой  на  соответствующие
виправдовувальни  документы (приказы,  акты и тому подобное) и к внутреннему
описанию складывается новая итоговая запись.

             Составление заверительной надписи дела

     5.1.15. Заверительная  надпись  дела  складывается  с  целью
учета  количества  листов  по делу  и фиксации особенностей их
нумерации.
     Заверительная надпись  (дополнение  10)  складывается на отдельном
листе, который вмещается в конце дела, в печатных экземплярах
дел   (учетные  журналы,  отчеты  и тому подобное)  -  на обратной стороне
последнего чистого листа.
     5.1.16. В  заверительной  надписи  отмечается  цифрами  и
буквами количество листов по делу  и  отдельно,  через  знак  "+"
(плюс), количество листов внутреннего описания, если он есть.
     5.1.17. В   заверительной   надписи   предостерегаются   такие
особенности нумерации документов дела:
     наличие литерных и пропущенных номеров листов;
     номера листов   с   наклеенными   фотографиями,  чертежами,
вырезками и тому подобное;
     номера крупноформатных листов;
     номера конвертов с заключениями и количество листов заключений.
     5.1.18. Заверительная  надпись подписывается лицом,  которое его
составило.  Все следующие изменения в составе и состоянии дела  (повреждение
листов,  замена оригинальных документов копиями, присоединение новых
документов, и тому подобное)  отмечаются  в  заверительной   надписи   с
ссылками  на  соответствующий  виправдовувальний  документ  (приказ,
акт).
     5.1.19. В случае большого объема перенумерации листов по делу
в конце ее  складывается  новая  заверительная  надпись.  Старая
заверительная   надпись  зачеркивается  и  хранится  в  деле
постоянно.

                         Оправка дел

     5.1.20. Дела  постоянного,  длительного   (свыше   10   лет)
хранения и из личного состава оправляются в твердую обложку,
а дела временного хранения, которые содержат первичную бухгалтерскую
документацию, подшиваются на четыре проколы специальными суровыми
нитями или  дратвой.  При этом  металлические  связывания  (скрепки,
булавки) изымаются из документов.
     5.1.21. Во время оправки или подшивки  документов  дела
не   позволяется  касаться  их  текста.  Если  текст  документов
напечатан слишком близко к их левому краю, то нужно нарастить
корешки  документов  бумагой того же качества,  что и носители текста
документов.

                   Оформление обложек дел

     5.1.22. Обложки  дел  постоянного,  длительного  (свыше  10
лет),  временного хранения и из личного состава оформляются
за установленной формой (дополнение 11).
     Перед передаваемостью  дел  к  архиву  учреждения в текст на их
обложках   вносятся   необходимые    уточнения    проверяется
соответствие  заглавий  дел  на  обложках  содержания подшитых
документов, в случае необходимости в заглавие дела вносятся дополнительные
сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы
отчетности, указания, на копийнисть документов и тому подобное).
     5.1.23. На  обложках дел проставляются даты документов,
умещенных в каждое дело.  Если дело состоит из нескольких  томов
(частей),   то   на  каждом  из  них  проставляются  крайние  даты
документов.
     В случае  указания  точных  календарных дат указываются число,
месяц и год.  Число и год отражаются арабскими цифрами,  название
месяца пишется словами.
     5.1.24. На  обложке  дела  проставляется  ее  номер  за
описанием и, по согласованию с архивом учреждения, номер описания и номер
архивного фонда (см. п. 7.2.5 этих Правил).
     5.1.25. В случае  изменения наименования учреждения (ее структурного
подразделения) на протяжении периода, который охватывает документы дела, или во время передаваемости дела в другое учреждение (структурного подразделения)
на  обложке  дела  отмечается  новое  наименование  учреждения
(структурного подразделения), а предыдущее берется в скобки.
     Надписи на обложках  дел  делаются  четко  светостойкими
черными чернилами или пастой.
     5.1.26. В случае  вмещения   в   дело   титульного   листа,
изготовленного   печатным   способом,   на   обложке   дела
отмечаются только номера архивного фонда, описания и дела.

 5.2. Составление и оформление описаний дел в делопроизводстве учреждения

     5.2.1. Описания дел  как  учреждения  в целом  (для  учреждений  с
централизованным  формированием  и хранением дел),  так и каждого
структурного  подразделения   отдельно   (для   учреждений   со   сложной
структурой) складываются за установленной формой (дополнение 1).
     5.2.2. Описание   дел   структурного   подразделения   складывается
должностным   лицом,   ответственным   за   состояние   делопроизводства   в
структурном подразделении, при методической помощи архива учреждения с
соблюдением таких правил:
     номер описания  структурного  подразделения  должен  складываться  из
цифрового  обозначения  структурного  подразделения  за  номенклатурой
дел с приданием начальной буквы названия категории документов,  которые
входят в описание, и четыре цифры года, в котором заведены включенные
к описанию дела.
     Пример. Описания  дел постоянного,  длительного (свыше 10 лет)
хранения и из личного состава структурного подразделения N  5,  что
значатся  за  номенклатурой дел и заведенные в 2000 году,  будут
иметь номера: 5 П - 2000; 5 Т - 2000; 5 ОС - 2000;
     графы описания заполняются в соответствии со сведениями,  вынесенными
на обложку (титульный лист)  дела.  Описание  дел  временного
хранения должно иметь дополнительную графу "Срок хранения,  статья
за перечнем";
     графа описания  "Примечание"  используется  для  отметок  об
особенностях физического  состояния  дел,  о  передаваемости  дел  другим
структурным подразделениям учреждения или другому учреждению, о наличии
копий документов по делу;
     систематизация дел структурного подразделения,  которые включаются
в описание,  должна отвечать их систематизации за  номенклатурой
дел как структурного подразделения, так и учреждения, в целом;
     каждое дело вносится в описание  под  самостоятельным  порядковым
номером.  Если  дело  состоит  из нескольких томов (частей),  то
каждый том (часть) вносится в описание под отдельным номером;
     в случае  внесения  в  описание  кряду нескольких дел с одинаковым
заглавием отмечается полностью лишь заглавие первого  дела,  а
все  другие  однородные  дела  отражаются словами "то же",  при этом другие сведения о делах вносятся в  описание  полностью  (на
каждом новом листе описания заглавие воспроизводится полностью);
     дела из личного состава  вносятся  в  описание  по алфавиту,
тематикой, хронологией.
     5.2.3. Описания дел ведутся на протяжении нескольких лет  с  единственной
сплошной  нумерацией дел.  Дела каждый год составляют годовой
раздел описания.
     5.2.4. В конце   описания   делается   итоговая   запись  с
указанием (цифрами и буквами) количества дел,  которые значатся за
описанием,  первого  и  последнего  номеров дел за описанием,  а также
обусловливаются особенности нумерации  дел  у  описания  (литерные  и
пропущенные номера дел).
     5.2.5. В годовой  раздел  описания  вносятся  также  дела,  не
завершенные  на протяжении  календарного  года.  В таких случаях в конце
годовых разделов описания  каждого  в следующем году,  на протяжении  которого
дела  продолжались в делопроизводстве,  отмечается:  "Документы по этому вопросу см.  также в разделе за _____ год, N ____", а графы
4, 5 описанию не заполняются.
     5.2.6. Описание  дел   структурного   подразделения   подписывается
составителем  с  указанием его должности,  соглашается с руководителем
службы документацийного обеспечения управления  и  утверждается
руководителем структурного подразделения.
     5.2.7. Описание   дел    структурного    подразделения    учреждения
складывается в двух экземплярах, первый из которых передается вместе с
делами в архив учреждения,  а второй  остается  как  контрольный
экземпляр в структурном подразделении.
     5.2.8. Описания  дел  структурных   подразделений   учреждения   являются
основанием для составление возведенного описания дел учреждения.

             5.3. Передаваемость дел к архиву учреждения

     5.3.1. В   архив   учреждения  передаются  дела  постоянного,
длительного (свыше 10 лет) хранения и из  личного  состава.  Их
передаваемость осуществляется только за описаниями дел.
     5.3.2. Подготовка дел структурного подразделения для передаваемости
к  архиву  учреждения  включает  перевиряння правильности формирования
документов  в  дела,  оформления   документов   каждого   дела,
оформления дел, и соответствие дел номенклатуре, утвержденной
руководителем учреждения.
     В случае  выявления  недостатков в формировании и оформлении дел
работники структурных подразделений обязаны их устранить.
     5.3.3. В случае отсутствия дел структурных подразделений,  которые
значатся в описаниях,  уживаются мероприятия,  предусмотренные п.  4.5.4 этих
Правил.
     5.3.4. Принятие каждого дела проводится работником архива
учреждения  в  присутствии работника структурного подразделения,  который
сдает  документы.  При этом  в  каждом  экземпляре  описанию  дел
делаются отметки о принятии той или другого дела. В конце
каждого экземпляра  описания  дел  делаются  цифрами  и  буквами
отметки  о  фактическом  количестве  дел,  которые  переданы к архиву
учреждения,  номерах дел,  которые отсутствуют,  дате принятия-передаваемости
 дел и подписях лиц, которые сдавали и принимали дела.
     Дела к  архиву  учреждения  доставляются  работниками   ее
структурных подразделений.

    6. Составление и оформление годовых разделов возведенных описаний
     дел учреждения и законченных описаний дел фонда в целом

     6.1. Составление и оформление годового раздела описания дел
                      постоянного хранения

     6.1.1. В  архиве  учреждения,  которое  имеет  структурное  разделение,  на основании описаний дел структурных подразделений (см.  п.  5.2.1 этих
Правил)  складываются  годовые  разделы  возведенных  описаний дел всего
учреждения.
     6.1.2. В  годовой  раздел  возведенного  описания  дел  постоянного
хранения (дополнение 12) включаются заглавия дел, которые отложились
в   структурных   подразделениях  учреждения  на протяжении  года,  а также
заглавия дел,  сформированных из документов,  изъятых из дел  со
временными сроками хранения, которые имели отметку "ЕПК".
     Заглавия дел включаются в возведенное описание  только  после
сверки   с   описаниями   дел   структурных  подразделений,  а  для
бесструктурных учреждений - с возведенной номенклатурой  дел  за  тот
же   год,   а также  перевиряння  правильности  формирования  и
оформления дел.  Если дело  сформировано  неправильно,  то  она
подлежит переформировке.
     6.1.3. В случае  выявления  недостатка  дел,  включенных  в  описание
структурного   подразделения,   архив   учреждения   вместе со  службой
документацийного   обеспечения    управления    и    структурным
подразделением учреждения,  где находились эти дела, осуществляют мероприятия,
предусмотренные п. 4.5.4 этих Правил.
     6.1.4. Порядок  уноса  заглавий  дел  в  годовой раздел
возведенного описания дел постоянного хранения  аналогичен  порядку,
изложенному  в п.  5.2.2 этих Правил.  Заглавия дел,  которые содержат
документы за несколько лет, включаются в годовой раздел возведенного
описания в соответствии с нормами, изложенных в п. 5.2.5 этих Правил.
     6.1.5. Заглавия дел,  включенных в годовой раздел  возведенного
описания дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке,
пока их количество  не  дойдет  до  числа  9999.  После  этого  описание
считается законченным,  а дела,  которые создаются в следующие годы,
включаются в другое описание,  которое имеет следующий  порядковый  номер,
например  номер  2,  или другой валовой номер (см.  п.  7.2.8 этих
Правил). В учреждениях с годовым документооборотом менее 600 документов
допускается заканчивать возведенное описание с количеством дел 999.
     6.1.6. В конце каждого  годового  раздела  возведенного  описания
дел  постоянного  хранения  после последней описочной статьи
складывается  итоговая  запись,  в  которой  цифрами   и   буквами
указывается  фактическое  количество  дел,  унесенных в этот раздел,  а также другие установленные реквизиты (дополнение 12).
     Заглавия дел,   сформированных   после  утверждения  годового
разделу возведенного описания дел учреждения, в зависимости от количества
таких  дел  могут  уноситься  в  годовой  раздел  под  литерными
номерами (118- а,  454-б и тому подобное) или вмещаться в конце  годового
раздела описания за их валовой нумерацией.
     После внесения в описание дополнительных записей  о  включении  или
выбытии   дел  складывается  новая  итоговая  запись,  в  которой
наводятся основания к внесению изменений.
     6.1.7. До  каждого  годового  раздела  возведенного  описания  дел
постоянного хранения складывается  предисловие,  в  котором  наводятся
сведения  об основных направлениях деятельности и структуре учреждения за
период,  которые охватывают дела описания; коротко характеризуются содержание
и   полнота   документов   по делам;  освещают  особенности
формирования и описания дел, их систематизации, у описания.
     Предисловие подписывается  составителем  описания и руководителем архива
учреждения (лицом, ответственным за архив).
     6.1.8. Листы   годовых   разделов   возведенного   описания   дел
нумеруются в валовом порядке,  на  отдельном  листы  складывается
заверительная надпись к разделу описания (дополнение 10).
     6.1.9. Все экземпляры годовых разделов описаний дел постоянного
хранения  через 2 года по окончании документов в делопроизводстве
подаются на рассмотрение ЕК учреждения, что проставляет гриф "ОДОБРЕНО" на
каждом экземпляре описания.
     6.1.10. Учреждения,  которые   передают   документы   Национального
архивного  фонда  на государственное хранение,  составляют годовые разделы
возведенного   описания   дел   постоянного   хранения   в   четырех
экземплярах,   которые  подаются  на  утверждение  ЕПК  соответствующего
государственного архива.
     Один из   них   после  утверждения  возвращается  учреждению  и
хранится в ее архиве как неприкосновенный,  а второй остается  в
государственном  архиве,  который утвердил этот раздел.  Третий и четвертый
экземпляры  раздела  описания  используются  архивом  и  службой
документацийного  обеспечения  управления  учреждения для текущего
поиска  дел  и  после  их  передаваемости  на  государственное  хранение
поступают к соответствующему государственному архиву.
     6.1.11. Учреждения,  которые  хранят   документы   Национального
архивного фонда постоянно у себя, составляют годовые разделы возведенного
описания дел постоянного хранения в  двух  экземплярах,  первый  из
которых,   утвержденный  руководителем  учреждения  и  одобренный  ее  ЕК,
хранится в  архиве,  а  второй  -  в  службе  документацийного
обеспечения управления.

       6.2. Составление и оформление законченного описания дел
                      постоянного хранения

     6.2.1. Несколько  годовых  разделов   возведенного   описания   дел
постоянного хранения или один годовой раздел, количество заглавий
дел в которых достигли числа 9999 (или 999),  считаются  законченным
описанием.
     Систематизация заглавий  дел  в  законченному  описанию  может
уточняться  согласно  хронологически структурной  схемой построения
архивного фонда,  разделами которого являются годы,  а подразделами  -  названия
структурных  подразделений учреждения.  В случае функционального построения
годовых разделов описания уточнения схемы  систематизации  законченного
описания не проводится.
     6.2.2. До  законченного  описания  дел  постоянного   хранения
складывается   заверительная   надпись   (дополнение   10)  аналогично
упомянутому реквизиту годового раздела возведенного описания (см. п. 6.1.8
этих Правил).
     6.2.3. Обязательным элементом  оформления  законченного  описания
дел постоянного хранения является титульный лист (дополнение 13), содержание,
предисловие  и  список  сокращений,  которые  вмещаются  в  описание  перед
описательными   статьями   в   приведенной   последовательности  и  составляют
справочный аппарат к описанию.
     Законченное описание   вместе со   справочным  аппаратом  к  нему
оправляются в твердую обложку,  все  листы  описания  нумеруются
валовой нумерацией.

        6.3. Составление и оформление описания дел длительного
                   (свыше 10 лет) хранения

     6.3.1. В описание дел длительного  (свыше  10  лет)  хранения
включаются   заглавия   дел,   которые   образовались   в  деятельности
структурных подразделений учреждения.  Описание дел длительного хранения
складывается за установленной формой (дополнение 14).  Порядок уноса
заглавий дел к описанию и его  оформлению  аналогичные  порядку
составления  описания  дел постоянного хранения (см.  п.  5.2.2 этих
Правил).
     6.3.2. Систематизация  заглавий дел в этому описанию должна
отвечать возведенной номенклатуре дел учреждения за этот самый год.
     6.3.3. В   учреждениях,  которые  передают  документы  на  государственное
хранение,  описание дел  длительного  (свыше  10  лет)  хранения
, складывается   в  двух  экземплярах,  одобряется  ЕК  учреждения  и
утверждается ее руководителем.
     Учреждения, в   деятельности   которых   не   создаются  документы
Национального архивного фонда,  составляют годовые разделы  возведенного
описания   дел  длительного  (свыше  10  лет)  хранения  в  трех
экземплярах, первый из которых направляется на утверждение ЕК органа
высшего уровня  и по возвращении хранится в архиве учреждения как
неприкосновенный, а второй и третий экземпляры описания используются
архивом  и  службой  документацийного  обеспечения  управления в
практической работе.
     6.3.4. Если  учреждение  не  имеет  руководящего органа высшего уровня
(коммерческие структуры,  общественные организации),  то годовые разделы
возведенного  описания  дел  длительного  (свыше  10  лет)  хранения
складываются  в  двух   экземплярах,   одобряются   ЕК   учреждения,
утверждаются  ее  руководителем  и  хранятся в архиве первый как
неприкосновенный, а второй - рабочий.

    6.4. Составление и оформление описания дел из личного состава

     6.4.1. Описание  дел  из   личного   состава   складывается   за
установленной формой (дополнение 15). Порядок заполнения граф описания и
его  оформления  аналогичные   порядку   составления   описания   дел
постоянного хранения (см. п. 5.2.2 этих Правил).
     6.4.2. Заглавия   дел    описания    из    личного    состава
систематизируют по номинальному признаку в такой последовательности:
     приказы из личного состава;
     списки личного состава;
     карточки из учета личного состава;
     личные дела;
     лицевые счета из заработной платы (расчетные сведения из
зарплаты);
     трудовые книжки (невостребованные);
     акты о несчастных случаях и тому подобное.
     Личные дела (личные карточки) уносятся  в  описание  за  годом
освобождения  должностного  лица и систематизируют по алфавиту фамилий
освобожденных граждан.
     6.4.3. Описания  дел из личного состава учреждений,  которые передают
документы на государственное хранение, складываются в трех экземплярах,
подписываются составителем и руководителем кадровой службы,  одобряются
ЕК учреждения,  соглашаются из ЕПК соответствующего государственного архива и
утверждаются руководителем учреждения.
     6.4.4. Описания  дел  из  личного  состава  учреждений,   которые   не
передают  документы  на  государственное хранение,  складываются в двух
экземплярах, подписываются составителем и руководителем кадровой службы,
одобряются ЕК учреждения и утверждаются руководителем учреждения.
     6.4.5. Справочный аппарат к описаниям дел длительного (свыше  10
лет)  хранения и из личного состава складывается в соответствии с
нормами, изложенных в п. 6.2.3 этих Правил.

             7. Фондирование и учет документов архива

                7.1. Фондирование документов архива

     7.1.1. Фондированием   документов   архива    называется    их
группирование за архивными фондами и коллекциями.
     7.1.2. Архивным  фондом  учреждения   является   совокупность   архивных
документов,  которые  имеют  научную,  историко-культурную  ценность или
практическое значение,  логично связанных между собой и  созданных  в
деятельности этого учреждения.
     7.1.3. Архивная коллекция  -  это  совокупность  отдельных  архивных
документов     разного     происхождения,     которые    имеют    научную,
историко-культурную ценность и объединенные  за  одной  или  несколькими
признаками   (тематической,   авторской,  хронологической,  номинальной
и тому подобное).  Например,  в  архиве  Министерства   Украины   по вопросам чрезвычайных ситуаций и по делам защиты населения от последствий
катастрофы на  Чернобыльской  АЭС  хранится коллекция отчетов из
научно-исследовательских и  опытно-конструкторских  работ,  выполненных
разными   организациями,  но  связанных  тематически  с  проблемой
смягчения последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС.
     7.1.4. Учреждение,  в деятельности которого создается архивный фонд
(коллекция), называется фондоутворювачем.
     7.1.5. Определение фондовой принадлежности  документов  заключается  в
отнесении   их   в   архивный   фонд  соответствующего  учреждения  и
осуществляется  на основании   изучения   документов   учреждения   и
установления  их принадлежности в состав архивной документации данного
фондоутворювача.
     7.1.6. Во время  определения  фондовой  принадлежности  документов
необходимо учесть такое:
     входные документы принадлежат к фонду учреждения, что их получила;
     копии исходных документов принадлежат к фонду  учреждения,  которое  является
автором документов;
     внутренние документы принадлежат к фонду учреждения,  в котором  они
составлены.
     7.1.7. Документы  учреждения   и   ее   первичных   общественных
организаций составляют единственный фонд.
     Дела, которые велись последовательно в  двух  или  больше  учреждениях,
принадлежат  к  фонду  того  учреждения,  где  они  были  закончены  в
делопроизводстве.
     7.1.8. В случае  ликвидации  учреждения  с  передачей ее функций
другому учреждению дела,  законченные в  делопроизводстве,  включаются  в
фонд  ликвидированного  учреждения,  а  незаконченные  дела  - в фонд
учреждения - преемника.
     Личные дела,  если они передавались с одного учреждения  до
другой  в связи с переводом работников,  включаются в фонд
последнего учреждения.
     7.1.9. Один и тот же  архивный  фонд  составляют  документы
учреждения:
     к и после ее  реорганизации,  если   она   не   вызывала
коренных   изменений  деятельности,  а  только  расширила  или  сузила
задание и компетенцию учреждения;
     после изменения  формы  собственности  имущества,  если это не привело к
существенным изменениям в профиле, функциях, заданиях учреждения;
     к и после изменения территориальных пределов деятельности учреждения,  его
подчинения, структуры, штатной численности, печати;
     к и после присвоение учреждению почетного имя,  награждение
государственной  наградой,  изменения  адреса, в пределах  одного  населенного
пункта;
     какая временно прекратила деятельность,  а затем возобновила ее без
изменения функций.
     7.1.10. Разные архивные фонды составляют документы:
     прежних и вновь созданных местных органов государственной власти  и
местного      самоуправления      после      введения      нового
административно-территориального разделения;
     прежних областных  органов  государственной  власти   и   управления
Крымской  области  и  созданных  после  предоставления  прав  автономии
центрального органа  представительской  власти  и  правительства  Автономной
Республики Крым;
     учреждений, которые после реорганизации или  изменения  формы  собственности
имущества существенно изменили функции и масштаб деятельности;
     колхозов и   совхозов,    преобразованных    на    коллективные
сельскохозяйственные   предприятия,  если  последние  получили  от
государства новые акты на пожизненное пользование землей.

     7.1.11. Хронологическими пределами фонда является:
     архивного фонда   учреждения   -   официальные  даты  создания  и
ликвидации фондоутворювача;
     архивной коллекции - дать первого и последнего за хронологией
документов в составе коллекции.

     7.1.12. Крайними  датами  документов  архивного  фонда есть даты
первого и последнего за хронологией документов  в составе  фонда.
Они   могут   не   совпадать   с   крайними   датами  деятельности
фондоутворювача,  если   в   фонде   почему-то   отсутствующие   документы
начального и завершающего этапов деятельности учреждения или в фонд
учреждения были переданные дела учреждения - предшественника, не законченные
в делопроизводстве.
     7.1.13. В  середине  архивных  фондов  (коллекций)   документы
группируются в дела.
     Архивное дело включает документы,  объединенные  по  соответствующему
признаку      (тематической,      корреспондентской,     номинальной,
хронологической) или совокупности признаков и единственному сроку хранения и
вмещенные в отдельную обложку.
     Архивное дело  может  состоять  из  одного  документа,  если
в соответствии с отмеченными признаками он не подлежит объединению с другими
документами.   Например,   протокол   заседания   Научного   совета
Держкомархиву,  единственный  за  2000  год,  будет составлять отдельное дело в
архивном фонде Держкомархиву.
     7.1.14. В   середине   архивных   фондов   дела  группируются
в соответствии с  предварительно  выбранной  схемой   систематизации,   которая
закрепляется описанием дел фонда.
     7.1.15. В архивных фондах учреждений  с  несложным  структурным
разделением      применяется      хронологически структурная     схема
систематизации дел, за которой они группируются сначала по времени их
создание  (годами),  а  в пределах  каждого  года - за структурными
подразделениями  учреждения.  На  дела  фонда,  систематизированного  за
хронологически структурным принципом, складывается единственное описание.
     7.1.16. Для  фондов  многоструктурных  учреждений,   которые   имеют
несколько   уровней   построения   управленческого   аппарата   (главные
управления, управления,  отделы,  секторы),  может применяться
структурно хронологическая схема систематизации дел, разделами которой
будут названия структурных подразделений учреждения.  В середине каждого
раздела  дела  располагают  за  годами их создание.  При этом
каждый раздел (структурное подразделение) должен  иметь  отдельное  описание
дел.
     7.1.17. В    архивных    фондах    бесструктурных     учреждений
применяется   хронологически функциональная  схема  систематизации
дел,  где их группирование осуществляется  сначала  по  хронологическому
признаку   (годами),   а  в пределах  каждого  года  -  за  функциями
(направлениями) деятельности фондоутворювача.
     7.1.18. Коллекции  архивных  документов  систематизируют,  как правило,  за хронологически номинальной признаком (за годами и видами
дел) или за хронологически авторской признаком (за годами,  названиями
учреждений,  фамилиями лиц, - авторов документов). В некоторых случаях
могут   применяться   географическая,  функциональная,  тематическая
признаки систематизации дел архивной коллекции.
     7.1.19. Во время  распределения  дел  по схемам систематизации
следует иметь в виду такое:
     в середине   разделов   схемы   систематизации  (лет,  названий
структурных подразделений,  функций или направлений  деятельности,  видов
дел,   авторов, и тому подобное)   дела   располагаются  за  важностью
документов, которые содержатся в них, сначала в описание включаются дела
с   законодательными,   нормативно правовыми   актами,  предписывающими
документами, а в конце раздела - с перепиской;
     дела относятся  до  года,  в  котором  они основаны в
делопроизводстве  или  поступили  в  данное   учреждение   для   продолжения
делопроизводства;
     планы, отчеты,  сметы и приложения, к  ним  относятся  до
года, на (за) который они составлены, независимо от времени их подписания
или утверждения;  перспективные планы относятся  до  начального
года  их  внедрения,  а  отчеты за эти годы - до последнего года
отчетного периода;
     дела, основанные   в   делопроизводстве  одного  структурного
подразделения учреждения и переданные для окончания  другому  подразделу,
относятся до последнего структурного подразделения этого учреждения;
     структурные подразделения располагаются в  схеме  систематизации
и  описания  согласно  утвержденному  штатному расписанию учреждения или
классификатору структурных подразделений.
     7.1.20. Группирование    документов    в   дела   осуществляется
в соответствии с нормами, изложенными в подразделе 3.2 этих Правил.

                   7.2. Учет документов архива

     7.2.1. Учет   документов   архива   осуществляется   с   целью
обеспечения  их  сохраненности  и  контроля  за наличием и движением
документов.  Учету подлежат все документы,  которые  хранятся  в
архиве, а также описания дел.
     Все учетные документы должны храниться в рабочей  комнате
руководителя   архива   (лица,  ответственного  за  архив)  в  шкафах
(сейфах),  которые опечатываются.  Пользование  учетными  документами
осуществляется  в  помещении  архива только в присутствии руководителя
архива.
     7.2.2. Учет  документов  архива  осуществляется  за  архивными
фондами (коллекциями),  описаниями и делами (см. подраздел 7.1 этих
Правил).
     7.2.3. Учет  документов  архива  ведется  за  основными  и
вспомогательными регистрационными формами.
     К основным  регистрационным  формам  архива  относятся   книга
учета  поступления  и выбытия документов,  список фондов,  описания
дел.
     7.2.4. Книга   учета   поступления   и  выбытия  документов
(дополнение 16) предназначенная для учета всех текущих и итоговых  на
начало каждого нового года изменений в составе и объеме фондов и дел
архива. Книга учета поступления и выбытия документов является основанием
для составления паспорта архива.
     Каждое поступление или выбытие документов получает  самостоятельный
порядковый номер. Если документы фонда поступают к архиву впервые,
то номер фонда отмечается в книге после предоставления ему  номера  по
списку фондов.  Если документы, которые поступили, являются частью фонда, который
уже хранится в архиве, то в соответствующей графе книги наводится
номер, который был предоставлен этому фонду раньше.
     По окончании  календарного  года  в  книге  поступления   и
выбытия  документов  заключается  итоговая  запись о количестве
дел,  которые поступили,  и тех,  которые выбыли,  а также  о  количестве
фактически имеющихся на хранении дел.
     7.2.5. Список фондов  (дополнение  17)  ведется  в  архиве,  где
хранятся два и больше фондов (коллекций).
     Архивный фонд (коллекция) уносится в список  фондов  во время
первого  поступления  документов  к  архиву.  Каждому  фонду,  который
принимается впервые,  присваивается дежурный номер по списку фондов
в  хронологической последовательности его поступления.  К номеру фонда,
который подлежит передаваемости на государственное хранение, добавляется через косую
черточку номер, предоставленный соответствующим государственным архивом во время первого
поступления на государственное хранение части этого фонда.
     Архивный фонд  уносится  к списку фондов под своим полным и
сокращенным названием.  Для действующего учреждения названием фонда будет  последнее
официальное  наименование  учреждения на дату поступления документов к
архиву, для ликвидированной - последнее на дату ликвидации.
     Если на время заведения списка фондов в архиве уже хранились
документы  нескольких  фондов,  то  они  вносятся  в  список   в
хронологическом порядке их поступления, а после этого - поступление
новых фондов.
     В случае   исключения  фонда  из  списка  после  передаваемости  всех
документов фонду в другое учреждение или государственный архив,  полное
выделение  документов  до  уничтожения  и тому подобное  в  списке  отмечается
причина выбытия фонда и название,  дата и номер документа,  который  стал
основанием для исключения фонда из списка.
     Каждый фонд уносится к списку лишь один раз. Номера выбывших
фондов новым фондам не присваиваются.
     В конце каждого  календарного   года   в   списке   фондов
оформляется  итоговая  запись,  в  которой  указываются  количество
фондов,  которые находятся на хранении,  и свободные  номера  фондов,
если они есть.
     7.2.6. Описания  дел  являются  первичным  учетным  документом  для
индивидуального  и  суммарного  учета  дел  отдельно  постоянного,
длительного (свыше 10  лет)  хранения  и  из  личного  состава.
Индивидуальный  учет  осуществляется  путем  закрепления за каждым
делом отдельного номера.  Суммарный  учет  дел  закрепляется  в
итоговой записи к описанию (см.  подразделы 5.2, 6.1, 6.2, 6.3
6.4 этих Правил, дополнения 1,12,14,15).
     Каждое изменение  общего  количества дел у описания,  связанная с
поступлением,  выбытием,  объединением  или  расформированием  дел,
отражается  в  итоговой  записи  с  ссылкой на соответствующие
оправдательные документы.
     Примеры. 1.  "Дела  из  N  100  к N 150 выбыли в связи с
передаваемостью к Государственному архиву Волынской области.  Акт N  2  от
10.08.2000".
     2. "До описания включено  дело  под  N  198-я.  Акт  N  1  от
17.10.2000".
     3. "Дело N 176 расформировано во время  подготовки  документов
к  передаваемости  на  государственное  хранение.  Документы  дела  N 176
частично включенные в дело N 180. Акт N 1 от 30.03.2002".

     После этого складывается новая итоговая запись к  описанию.  В случае выбытия дел из описания в графе "Примечание" против каждого дела,
которое выбыло, делается отметка "выбывшая".
     Законченное описание дел, которое состоит из годовых разделов (см.
подраздел 6.2 этих  Правил),  должно  иметь  общую  итоговую
запись.  Если  описание  состоит  из  нескольких  томов (частей),  то
итоговая запись складывается к  каждому  тому  (части),  а  к
последнему  потому (части) складывается общая итоговая запись
к описанию в целом.
     7.2.7. Описания   дел   структурных   подразделений  учреждения  являются
основными  учетными  справочниками   к   документам   структурных
подразделений  вплоть до заключения годового раздела возведенного описания дел
учреждения  и  утверждения  (согласование)  его  ЕПК   соответствующего
государственного архива,    ЕК    органа    высшего    уровня    или    ЕК
учреждения-фондоутворювача,  после чего они из учета снимаются,  а
после  передаваемости  документов  государственному  архиву - в установленном порядке уничтожаются. Если учреждение не передает документы на государственное
хранение,  то  описания  дел структурных подразделений вмещаются в
дело фонда учреждения (см. п. 7.2.14 этих Правил).
     7.2.8. Нумерация    описаний    дел   постоянного   хранения
проводится в валовом порядке,  начиная из N 1.  Номер  выбывшего
описания другим описаниям не присваивается.
     Описания дел длительного (свыше 10 лет) хранения нумеруются
валовой  нумерацией  с  приданием  к  ней  литерного  индекса  "Т"
(временный срок хранения).
     Пример. Оп. N 4-т., спр. N 97.
     Описания дел из личного состава нумеруются валовой нумерацией
с приданием к ней индекса "ОС" (личный состав).
     Пример. Оп. N 4-ОС, спр. N 25.
     7.2.9. Номенклатура   дел  учреждения  является  основным  учетным
справочником на дела временного (до  10  лет)  хранения.  При этом   поисковым   индексом   для   них   будет   сокращение  "НВ"
(номенклатура ведомственна), через тире - четыре цифры делопроизводственного года
и порядковый номер дела.
     Пример. НВ-2000, спр. N 34.
     7.2.10. Законченные  описания дел постоянного хранения,  что уже
поступили к государственному архиву,  должны  иметь  одинаковые  номера  с
описаниями  дел,  которые еще находятся на хранении в архиве учреждения
(см. п. 6.1.5 этих Правил).
     7.2.11. Описания и номенклатуры дел, что их замещают, в архиве
хранятся:
     за порядком номеров фондов;
     в середине фондов - за группами  дел  постоянного,  длительного
(свыше   10  лет),  временного  (до  10  лет)  хранения,  из
личного состава.
     В середине отмеченных групп описания и номенклатуры дел,  что их
замещают,  размещаются слева направо  в порядке  роста  их
валовой нумерации.  Описания каждого фонда (в случае необходимости - и каждой
группы   дел)   отделяются   один от другого    картонными
распределителями с соответствующими отметками.
     7.2.12. В архивах  учреждений,  документы  которых  передаются  на
государственное хранение, дополнительно ведется паспорт архива учреждения. В случае необходимости к некоторым делам добавляется внутреннее описание  документов
(см. пункты 5.1.1-5.1.14 этих Правил).
     7.2.13. Паспорт архива учреждения (дополнение 18) предназначен  для
суммарного  учета  дел  постоянного,  длительного  (свыше 10 лет)
хранения и из личного состава,  что  содержатся  в  архиве.  Кроме того, в  паспорте  наводятся  сведения о помещении архива и
его работников.
     Паспорт архива складывается ежегодно в двух экземплярах, один из
которых посылается соответствующему  государственному  архиву  не позже  1
декабря года, за какой он составлен, а второй остается в архиве.
     7.2.14. На каждый фонд (коллекцию),  который хранится в архиве,
заводится дело фонда.
     В дело фонда включаются  все  документы,  которые  отображают
историю фондоутворювача и историю его архивного фонда: историческая
справка о фондоутворювача и о фонде;  характеристика  состава  и
содержания  его  документов;  методические разработки из научно-технической
проработки,  систематизации,  создания учетного и  справочного
аппарата;  из реставрации и консервирования, микрофильмирования, создания
фонда пользования,  перевиряння наличия дел; акты об изменениях в
объемах и составе документов фонда;  учетные документы, переписка
и тому подобное.
     Все документы  в деле фонда систематизируют за хронологией
дат их заключения,  нумеруются в меру поступления новых документов
и подшиваются, к ним постоянно заключается новая заверительная
надпись.
     Дело фонда  открывается  внутренним описанием.  Каждый новый
документ дела фонда вносится в него с ссылками  на  те  или
другие листы дела фонда.

           7.3. Справочный аппарат к документам архива

     7.3.1. Справочный  аппарат  архива  состоит из описаний дел
постоянного,  длительного (свыше 10 лет)  хранения,  из  личного
состава,   номенклатур   дел,   за   которыми  учитываются  дела
временного хранения, исторических справок, к архивным фондам.
     В архивах,  где  хранится  большое  количество дел,  которыми
интенсивно пользуются,  могут складываться справочные картотеки  и
каталоги.
     7.3.2. Описания дел являются базовыми справочниками для создания других
видов справочного аппарата архива в которых используются поисковые
данные того или другого  архивного  документа:  номера  фонда,  описания,
дела,  листов, по делу.  Порядок составления и оформления описаний
дел изложен в подразделе 5.2 и разделе 6 этих Правил.
     7.3.3. Номенклатурами   дел  пользуются  в случае  потребности
поиска документов и дел временного  (до  10  лет)  хранения
(см. п. 7.2.9 этих Правил).
     7.3.4. Историческая  справка  в  архивный   фонд   (коллекции)
выполняет   функции  справочника,  в  котором  в  обобщенном  виде
подаются сведения из истории фондоутворювача и фонду.
     Историческая справка  складывается  во время  первого поступления
документов фонда к архиву.  Она  содержит  три  раздела:  история
фондоутворювача, история фонда, характеристика документов фонда.
     В первом  разделе   исторической   справки   в   хронологической
последовательности подаются сведения о:
     предписывающие акты  о  создании,  реорганизации,   ликвидации
учреждения-фондоутворювача;
     крайние даты деятельности учреждения;
     задание и функции учреждения, их изменения;
     масштаб деятельности учреждения, украшаю узором подведомственных организаций;
     изменения в наименовании и подчиненности учреждения;
     структуру учреждения и его изменения.
     Во втором разделе справки отображаются:
     количество дел в фонде и крайние даты документов фонда;
     время поступления документов фонда до архива;
     изменения в составе и объеме фонда, их причины;
     дата первой   передаваемости   документов   фонду   на   государственное
хранение и название соответствующего государственного архива;
     степень сохраненности документов фонда.
     В третьем разделе справки наводятся:
     обобщенная характеристика  фонда  за видами документов и их
содержанием;
     сведения о справочном аппарате в фонд;
     направления использования документной информации фонда.
     Историческая справка дополняется в меру пополнения фонда новыми
поступлениями.
     Историческая справка  подписывается  руководителем  архива  (лицом,
ответственным за архив) и печатается  в  четырех  экземплярах  в
учреждениях,  которые передают документы на государственное хранение, в других
учреждениях - в двух экземплярах.
     7.3.5. В случае необходимости   в  архиве  складываются  справочные
картотеки или каталоги. Картотеки создаются к документам, которыми
пользуются  чаще всего  (организационно предписывающие,  из  личного
состава, из коммерческой деятельности и тому подобное).
     В зависимости от  заданий  использования  документной  информации в
архиве могут    создаваться    именная,     географическая,     названий
учреждений-контрагентов,  из  личного  состава  картотеки.  В  карточки
каждой картотеки заносятся сведения о лицах,  учреждениях, адресах,
трудовом стаже,  заработную плату и тому подобное с ссылкой на номера фонда,
описаний,  дел, листов, где содержатся нужные сведения. Карточки в
картотеках  систематизируют  по алфавиту  понятий  или хронологией
событий, которые содержатся в них.
     Когда в   архиве   есть   несколько   картотек,   то  они  могут
объединяться в каталоги за  предметно тематической,  систематическим,
географическим, и другими признаками.

          8. Обеспечение сохраненности документов архива

                 8.1. Требования к помещениям архива

     8.1.1. Помещения архива состоят из:
     хранилища для хранения документов;
     рабочей комнаты работников архива;
     отдельной комнаты (читального зала) для  работы  с  документами
посетителей.
     В архивах,  где хранится небольшое количество документов (до
600  дел),  допускается  изучение  документов  посетителями  в
рабочей комнате работников архива.
     8.1.2. Рабочие  комнаты  работников  и читальный зал должны
быть отделены от архивосховища.
     8.1.3. Хранилище  архива  должно  быть  удаленным от производственных,
складских,  лабораторных и бытовых  помещений,  связанных  с
хранением или применением огнеопасных,  химических веществ,
пищевых  продуктов, и  не  иметь  с  ними  общих  вентиляционных
каналов.
     В хранилище   архива   запрещается    прокладка    газовых,
водопроводных,     канализационных     и    других    магистральных
трубопроводов.   Проведение   труб   немагистрального    характера
допускается  лишь   при условии   их  изоляции,  которая  делает
невозможным проникновение выбросов из них в хранилище.
     8.1.4. Помещения   архива   должны   иметь  запасной  выход.
Внешние двери помещений изолируются металлом,  в нерабочее время они
опечатываются.  Печать  вместе с  ключами  от  помещения  архива
хранятся у дежурного по учреждению или в другом месте  согласно
правилам внутреннего трудового распорядка.
     Если помещение архива расположено на первом этаже,  то на
окнах устанавливаются металлические решетки и охранительная сигнализация.

          8.2. Электро и противопожарное оборудование архива

     8.2.1. В  помещениях  архива электропроводка прокладывается в
спрятанном   виде   или   в   газовых   трубах.   Применяется
полугерметическая осветительная арматура. Рубильники, электрощиты и
другое распределительное электрооборудование, устанавливаются только за пределами
архивосховищ.
     8.2.2. За пожарной безопасностью помещения архивов относятся к
категории  "В" и должны размещаться в зданиях не ниже второй
степени огнестойкости.
     8.2.3. В   помещениях  архива  устанавливаются  вуглекислотни
огнетушители,  оборудуется противопожарное водоснабжение с рукавами
необходимой длины, а также противопожарная сигнализация.
     8.2.4. В архиве на видном месте вывешиваются  инструкция  о
мерах противопожарной безопасности, план эвакуации документов и имущества в случае пожара,  список пожарного распределения.  В пожарное  распределение
включаются   все   работники   архива,  с  которыми  каждый  квартал
проводятся тренировки из практических действий в случае пожара.
     В помещениях   архива  запрещаются  курение,  применение
электронагревательных   приборов,   хранения   легковоспламеняющихся   и
взрывоопасных  веществ,  продуктов питания,  а также чистых
бланков разных документов.

         8.3. Температурно-вологисний и световой режимы

     8.3.1. Режим   хранения   документов   в   архиве   должен
отвечать таким параметрам:  температура воздуха +17-19 град. С,
относительная влажность -  50-55  %.  В  помещениях  с  нерегулированным
климатом  рекомендуется  устанавливать кондиционеры,  увлажнители
воздуха.
     8.3.2. Для   измерения   климатических   параметров   в   хранилищах
устанавливаются   баротермогигрометри,   показатели   которых   еженедельно
фиксируются в регистрационном журнале (дополнение 19).
     Измерительные приборы устанавливаются  в  хранилищах  подальше  от
отапливаемых   и   вентиляционных   систем.   Перевиряння   работы
измерительных приборов осуществляется ежегодно.
     8.3.3. Освещение  в  архивосховищах  может  быть естественным и
искусственным.  При  естественном  освещении  не  допускается  попадание
солнечных  лучей  на  документы,  для  чего  они  вмещаются  в
картонаже,  папки  с  клапанами.  Окна  в  хранилищах   защищаются
плотными шторами,  жалюзями или оконницами,  стеллажи размещаются
перпендикулярно к окнам.
     Для искусственного   освещения   в  архивосховищах  применяются
электролампы в плафонах или люминесцентные  лампы  фиолетового  или
желтого оттенков.

                 8.4. Санитарно-гигиенический режим

     8.4.1. С целью защиты документов от пыли необходимо ежемесячно
проводить уборку помещений,  стеллажей, картонажей, с помощью
пылесоса или с применением водных растворов моечных средств.
     8.4.2. В случае  выявления  в  помещениях  плесени,   насекомых,
грызунов, проводится   дезинфекция,   дезинсекция,   дератизация
пораженных участков или помещения в целом.
     Для проведения   санитарно-гигиенических   мероприятий   в   архиве
ежемесячно предусматривается санитарный день.

                      8.5. Оборудование архива

     8.5.1. Архивосховища оборудуются стеллажами,  которые размещаются
таким образом:
     ширина главного прохода между рядами стеллажей - 120 см;
     ширина проходов между стеллажами - 80 см;
     расстояние стелажа от стены - 80 см;
     расстояние между полками - 40 см;
     расстояние от пола к нижней полке - не менее 20 см,  а в
подвальных и цокольных помещениях - не менее 30 см.
     Деревянные стеллажи  обязательно  обрабатываются   огнезащитными
веществами.
     Стеллажи устанавливаются  перпендикулярно  к  стенам,  которые  имеют
оконные прорезы и отапливаемые системы.
     8.5.2. В архивах учреждений,  где хранится менее  100  дел,
допускается их размещение в шкафах, которые закрываются, расположенных в
рабочих помещениях. Ключи от шкафов должны быть только у руководителя
архива (лица, ответственного за архив).
     8.5.3. На случай стихийного бедствия в архиве  складывается  план
мероприятий   по  эвакуации  документов,  в  котором  предусматриваются
порядок и место укрытия документов,  перечень и общее  количество
дел,  что подлежат эвакуации в первую очередь, список работников,
ответственных за эту работу,  мероприятия, по охране документов в местах
эвакуации и укрытия.
     План эвакуации документов архива соглашается с  соответствующими
службами  (пожарной,  охранительной,  технического  присмотра)  учреждения и
утверждается ее руководителем.

            8.6. Размещение документов в архивосховищи

     8.6.1. Документы,  которые поступают к  архиву,  размещаются  на
стеллажах (в шкафах) так, чтобы дела каждого структурного подразделения
хранились в одном месте и были расположены в порядке  ежегодных
поступлений.
     Документы постоянного  хранения  размещаются   отдельно от
документов длительного (свыше 10 лет), временного хранения и из
личного состава.
     Документы ликвидированных  организаций  -  предшественников учреждения
хранятся отдельно.
     8.6.2. Дела  постоянного  хранения  должны  вмещаться в
картонаже,  папки с клапанами,  дела длительного (свыше 10  лет)
хранения  могут храниться в вязанках с картонными прокладками,
дела  временного  хранения   позволяется   размещать   без
картонажей или вязанок.
     8.6.3. На картонаже наклеиваются,  а к вязанкам  прикрепляются
ярлыки,  на которых отмечаются название фондоутворювача и структурного
подразделения,  номер фонда,  описания,  крайние даты  и  номера  дел,
умещенных  в  картонаж  (вязанку).  Картонажи  (вязанки)  нумеруются
валовой нумерацией в пределах каждого фонда или описания.
     8.6.4. Запрещается  хранить  архивные дела в штабелях на
полу, подоконниках и других не предусмотренных для этого местах.
     8.6.5. Все стеллажи (шкафы) но их полки нумеруются арабскими цифрами.  Стеллажи (шкафы) нумеруются слева направо  от  входа  к
архивосховища,  полки  на  стеллажах (в шкафах) - сверху вниз слева направо.
     8.6.6. С  целью  закрепления места хранения и оперативного
поиска необходимых дел и документов  в  архиве,  где  хранятся
больше  100 дел,  складывается постелажний топографический указатель
(дополнение 20), а в архиве, где содержатся несколько архивных фондов, -
пофондовий топографический указатель (дополнение 21).
     Карточки постелажного топографического указателя  складываются  на
каждый  стеллаж  (шкаф) и располагаются в порядке роста номеров
стеллажей  (шкафов).  Карточки  пофондового   топографического   указателя
складываются на каждый фонд и систематизируют за номерами фондов.
     Изменения, которые   происходят   в    размещении    документов    в
архивосховищи,   должны  своевременно  отмечаться  в  топографических
указателях.

           8.7. Порядок издания дел из архивосховища

     8.7.1. Дела  из  архивосховища  выдаются  для  пользование
работникам   учреждения-фондоутворювача,  исследователям,  а также  напрокат
другим учреждениям.
     8.7.2. Дела  изучаются в читальном зале (рабочей комнате)
архива или за его пределами.
     Основания для   издания   дел   в   пользование,   сроки
пребывания дел вне  хранилищ,  правила  заполнения  учетных
форм на издание документов изложены в подразделе 9.3 этих Правил.
     8.7.3. Каждое перемещение  документов  за пределы  архивосховища
нуждается в употреблении мероприятий,  которые обеспечивают их надежную сохраненность.
За пределы здания учреждения документы вывозятся только в упакованном
виде  и  закрытом  автотранспорте.  Во время  транспортировки
документы вмещаются в чемоданы,  чемоданы или упаковываются в пачки.
При этом   используется  плотная  бумага,  шпагат,  под  который
подкладываются картонные прокладки.
     Для перевозки документов на большие расстояния их упаковывают в
водозащитный материал и вмещают в ящики.

            8.8. Перевиряння наличия и состояния дел

     8.8.1. Перевиряння  наличия  и  состояния   дел   постоянного
хранения  проводится в архиве в плановом порядке один раз на 5
лет, а также перед передаваемостью документов на государственное хранение.
     8.8.2. Перевиряння  наличия  и состояния дел длительного (свыше
10 лет) хранения и из личного состава осуществляется раз  в  10
лет.
     8.8.3. Внеплановое  перевиряння  наличию  и  состоянию   дел
проводится:
     после перемещения документов в другое хранилище;
     после ликвидации последствий стихийного бедствия;
     если изменяется  руководитель  архива  (лицо,  ответственное  за
архив);
     во время реорганизации или ликвидации учреждения.
     Ежегодно проверяются дела,  что на протяжении года были выданы из
архивосховища для пользования.
     8.8.4. Перевиряння   наличия  и  состояния  дел  проводится
работниками архива или комиссией, которую назначает руководитель учреждения.
     Перевиряння наличия   и  состояния  дел  проводится  путем
сверки  заглавий  и  других  реквизитов  архивного   описания   с
описыванием  дел  на  обложках (титульных листах).  Физическое
состояние  документов  дел   определяется   путем   их   визуального
поаркушного перегляда.
     8.8.5. Дела,  которые  выдавались  для   пользования   на протяжении
прошлого   года,   проверяются  за  книгами  издания  дел  из
архивосховища  (дополнение  22)  и  актами  об  издании  дел  напрокат
 (дополнение 23).
     8.8.6. Во время  проведения  перевиряння  заполняется  лист
перевиряння  наличия  и  состояния  дел  (дополнение  24),  в  котором
фиксируются все обнаруженные недостатки.
     Отдельный лист перевиряння складывается на каждое описание архивного
фонда.  После  завершения  перевиряння  в  каждому   описанию   после
заверительной     надписи    вносится    запись    "Проверено",
проставляются дата перевиряння и подпись  лица,  которое  проверяло
дела этого описания.
     8.8.7. Если во время перевиряння  у  описания  обнаружены  литерные,
пропущенные,  свободные  номера  дел,  не  отмеченные  в  итоговой
записи, то он складывается опять с ссылкой на соответствующий лист
перевиряння наличия и состояния дел.
     8.8.8. На основании итоговых записей в листах  перевиряння
складывается  акт  перевиряння  наличия  и состояния дел архивного
фонда в целом,  который утверждается руководителем учреждения  (дополнение
25).
     Листы и акты перевиряння наличия и состояния дел вмещаются
в дело фонда.
     8.8.9. Если  перевирянням  установлено  недостаток   дел,   то
организуется их розыск. Для этого необходимо:
     выучить учетные документы архива, в том числе об издании
дел из архивосховища;
     организовать розыск   необнаруженных   дел    в    структурных
подразделениях, где они были сформированы;
     проверить в архивосховищи дела структурных подразделений или
других фондов,  которые  расположены  рядом,  потому что дела могут быть
неправильно подложены;
     выучить документы  дела  фонда,  в первую очередь акты  о
выделении документов к  уничтожению,  о  передаваемости  документов  к
другим  учреждениям,  на  государственное  хранение,  а также акты и листы
предыдущих проверок наличия но состоянию дел.
     Розыск необнаруженных  дел  проводится  на протяжении  года  по завершении перевиряння наличию и состоянию дел.
     8.8.10. Дела,   найденные  во время  розыска,  вмещаются  в
отведенные им места.  Дела, причины отсутствия которых, подтверждены
документально,   исключаются   из   описаний   и   других  учетных
документов.
     Документами, которые подтверждают отсутствие дел, могут быть:
     акты о выделении их к уничтожению (дополнение 7);
     акты о непоправимых повреждениях дела (дополнение 26);
     акты передаваемости  дел  другим   учреждениям   и   на   государственное
хранение (дополнения 27, 28).
     8.8.11. Если розыск  отсутствующих  дел  безрезультатен  и  их
отсутствие  не подтверждено документально,  то они остаются в
розыске,  на каждое дело заполняется карточка  учета  необнаруженного
дела (дополнение 29).

                9. Пользование документами архива

            9.1. Организация пользования документами

     9.1.1. Документами  архива пользуются структурные подразделения
учреждения-фондоутворювача  другие учреждения,  общественные  организации
для      решения      вопросов      политического,     экономического,
социально-культурного  развития,  а также   граждане   с   целью
обеспечения защиты своих прав и законных интересов.
     Основными формами пользования документами архива является:
     выполнение запросов социально правового характеру;
     издание документов напрокат за пределы архива;
     обслуживание пользователей в читальном зале;
     ознакомление общественности с документами архива.
     Документами архива  пользуются  только  с разрешения руководителя
учреждения.
     9.1.3. Юридические  и физические лица,  используя информацию
документов,  обязанные ссылаться на их поисковые данные в  архиве.
Учреждения  и  граждане  несут  ответственность  за  правильность
использования информации документов архива.
     9.1.4. Копирование   документов   архива  техническими  средствами
учреждения-фондоутворювача осуществляется за счет заказчика.
     9.1.5. Разрешение  на  пользование  документами архива,  издания
архивных справок, копий и выдержек, из документов иностранным учреждениям
и   гражданам   дается   в соответствии с   Законом  Украины  "О
Национальном архивном фонде и архивных учреждениях",  других
нормативно правовых актов.

       9.2. Выполнение запросов социально правового характеру

     9.2.1. Архив выполняет запросы юридических лиц и заявления граждан,
выдает  им  архивные  справки,  копии,  выдержки   социально правового
характеру, необходимые для удовлетворения их прав и законных интересов.

                    Издание архивных справок

     9.2.2. Архивная справка (дополнение 30) - это официально засвидетельствованный
документ,  который  имеет   юридическую   силу   и   содержит   сообщение
(подтверждение)  о наличии в документах архива сведений,  которые
касаются  предмета  запроса,  с  указанием   поисковых   данных
документов.
     9.2.3. Архивная справка выдается на запросы юридических  лиц  по
вопросам,  которые отвечают профилю их деятельности; отдельным гражданам
- за заявлениями,  связанными с обеспечением  или  возобновлением  их
прав и законных интересов.
     9.2.4. Архивные справки складываются за установленной формой  на
бланках  для писем учреждения на основании оригиналов и засвидетельствованных
копий  документов   архива.   Использование   незасвидетельствованных   копий
предостерегается в тексте справки словами "незасвидетельствованная копия".
     9.2.5. В справке  наводятся  названия  документов,  их  дать  и
выкладываются  сведения,  которые  содержатся  в настоящих документах.  Изложение
подается в хронологической последовательности событий,  а не документов, в
которых   они   освещают.   Допускается   наводить   выдержки  из
документов, беря их в кавычки.
     9.2.6. Наименование учреждения-фондоутворювача в тексте справки
в  первом  упоминании  следует  подавать   полностью,   в   следующих
допустимое употребление сокращенного наименования.
     В случае  разночтения  имен,  фамилий, и тому подобное   наводится   то
написание,   которое   употребляется  в  документе,  с  отметкой  "так  в
документе".
     9.2.7. После   текста   справки   вмещаются   поисковые  данные
документов,  которые стали основанием для ее  составления  (номера  фонда,
описания, дел, листов).
     9.2.8. Сведения, которые не касаются запроса (заявления), к справке
не включаются.
     9.2.9. Архивная справка подписывается  руководителем  учреждения  и
руководителем    архива   (лицом,   ответственным   за   архив)   и
удостоверяется гербовой печатью учреждения.  Копия архивной  справки
остается в архиве.
     9.2.10. Если  в  архиве  отсутствующие  документы,  необходимые  для
подтверждения  запитуваних  сведений,  то  складывается  письмо  на
бланке  учреждения   в   котором   указываются   причины   отсутствия
документов,  подаются  рекомендации,  куда еще можно обратиться за
справкой.
     Письмо, которое   содержит   сведения   об   отсутствии  в  архиве
документов в следствие их гибели или потери,  может удостоверяться
гербовой печатью учреждения-фондоутворювача или его правопреемника.
     9.2.11. Если запрос (заявление) содержит не все данные, необходимые для
наведения  справки,  то  по адресу заявителя направляется письмо с
просьбой  сообщить   дополнительные   сведения.   Запить,   что   не
отвечают  профилю  архива,  посылаются  в  другие учреждения или
государственные архивы за принадлежностью с одновременным  сообщением  об  этом
заявителя.
     9.2.12. Архивные  справки  о   взыскании,   привлечении, к
криминальной ответственности, судимость, лишение гражданства
и  возобновление  в  правах  гражданства, на  руки  гражданам   не
выдаются, а посылаются соответствующим заинтересованным учреждениям за их
запросами в соответствии с постановлением Кабинета Министров Украины от 11
декабря в 1999 г. N 2266.
     9.2.13. Основными источниками для  наведения  архивных  справок
о трудовом стаже являются приказы,  распоряжения,  постановления, из личного
состава,  протоколы общих собраний, конференций, съездов, лицевые
счета и сведения, на получение зарплаты. Для составления архивных
справок   можно   пользоваться   регистрационными   и    азбучными
картотеками  из учета кадров,  азбучными,  именными,  послужными,
трудовыми списками,  штатными расписаниями,  табелями из учета труда,
засвидетельствованными   в установленном порядке,   а также  служебными
документами,  подписанными заявителем во время  его  пребывания  на
соответствующей должности в учреждении.
     Листки из учета кадров, анкеты, автобиографии, которые содержатся в
личных  делах,  не могут быть основаниями для издания архивных
справок.
     9.2.14. В   справке   о   подтверждении   трудового   стажа
приводятся данные только за период,  за который  обнаруженные  сведения  в
документах.  При этом  наводятся  точные названия должностей,  что занимал
заявитель, и время его пребывания, на каждой должности.
     9.2.15. Для    наведения    справок   о   заработной   плате
используются лицевые счета, а при их отсутствии ведомости на
получение   зарплаты,   в том числе   составленные  с помощью
вычислительной техники.
     В справке  о  заработке члена колхоза наводятся сведения
о денежной и натуральной оплате труда колхозника.
     Размер заработной  платы  указывается  в справке в соответствии с
денежными единицами и масштабом цен,  которые  действовали  в  период,  за  который
наводится справка.
     Справки о   заработной   плате   складываются   за   формами,
установленными государственными органами социальной защиты населения.
     9.2.16. Основными источниками для наведения справок об  образовании
являются протоколы заседаний педагогических советов, государственных комиссий
экзаменов, или выдержки из них,  книги регистрации выданных  дипломов,  аттестатов,
свидетельств, об образовании, листках экзаменов.
     9.2.17. Для   наведения    справок    об    имущественных    правах
используются   нотариальные   реестры,   свидетельства   о  праве
наследования нотариально  засвидетельствованы  договоры,  соглашения,  решение
судебных органов за имущественными претензиями и тому подобное.
     9.2.18. Если сведения  архивной  справки  не  вмещаются  на
одном   листе,   включая   его   оборот,   то  текст  справки
продолжается на  втором  и  следующих  листах,  каждый  из  которых
удостоверяется гербовой печатью учреждения.
     9.2.19. Допускается  исключение   из   архива   и   возвращения
владельцам  за  их  письменными заявлениями с разрешения руководителя учреждения
оригиналов трудовых  книжек,  свидетельств,  аттестатов,  дипломов, об
образовании,   свидетельств  о  гражданском  состоянии,  партийных  билетов,
кандидатских и учетных карточек членов  КПСС,  других  политических
партий,  комсомольских  и  профсоюзных  билетов,  не полученных
своевременно владельцем.
     Вместо изъятого  документа  подкладывается его копия,  а в
учетные документы вносятся необходимые отметки.
     9.2.20. Запрещается  выдавать  из  архива  на руки заявителям
паспорта,  военные  билеты,  партизанские,   орденские   книжки,
грамоты  о  награждение Золотой Звездой Героя Советского Союза,
Золотой Звездой "Серп и  молот",  аттестаты  о  присвоении  ученых
званий, дипломы о предоставлении научных степеней, удостоверения народных
депутатов и депутатов местных советов,  инвалидов и ветеранов Великой
Отечественной войны,  пенсионеров,  участников вооруженных конфликтов, за пределами СССР, ликвидаторов катастрофы на Чернобыльской АЭС и другие
личные документы, которые предоставляют права или освобождают от обязанностей,
а также снимать из настоящих документов копии.  Сведения  о  наличии
отмеченных   документов  и  их  содержании  сообщаются  только  за
письменными  запросами   заинтересованных   учреждений   с   обоснованием
необходимости получения информации.
     9.2.21. Архивные  справки  и  оригинальные  личные   документы
выдаются заявителям или уполномоченным ими лицам на руки при условии
предъявления паспорта под расписку на копии документа или справки.
Уполномоченные  лица при получении оригинала документа предъявляют
также нотариально засвидетельствованную доверенность.

         Издание архивных копий и выдержек из документов

     9.2.22. На основании документов,  которые хранятся, архив выдает
архивные копии и выдержки из документов.
     Архивная копия - полное (аутентичное) воссоздание  машинописным,
фото-   и  электрографическим  или  иным способом  всего  текста
документа, официально засвидетельствованное руководителем архива (дополнение 31).
     Архивная выдержка   -  полное  (аутентичное)  воссоздание  части
текста документа,  который касается определенного вопроса, факта или лица,
официально засвидетельствованное руководителем архива (дополнение 32).
     Основания и порядок издания  архивных  копий  и  выдержек  являются
аналогичными основаниям и порядку издания архивных справок.
     9.2.23. Машинописные архивные  копии  (выдержки)  складываются  на
бланке для писем учреждения с обозначением их названий ("Архивная копия",
"Архивная выдержка").  Название оригинала документа,  его дата и  номер
, воспроизводятся полностью.
     9.2.24. В архивной выдержке  из  текста  документа  должны  быть
исчерпаны  все  имеющиеся  сведения по запросу,  отмечены начало и
конец каждой выдержки;  пропуски в тексте документа отдельных  слов,
предложений, отражаются тремя точками.
     В случае необходимости к тексту машинописной копии  (выдержке)  могут
делаться    соответствующие    предостережения   относительно   мест   документа,
неразборчиво написанных,  исправленных или таких,  которые не  поддаются
прочтению и тому подобное,  а также внешних особенностей оригинала.  После
текста  архивной  копии  (выдержке)   отмечаются   поисковые   данные
оригинала документа.
     9.2.25. Архивные   копии   (выдержки)   удостоверяются   подписью
руководителя  архива  (лица,  ответственного  за  архив)  и гербовой
печатью учреждения.
     9.2.26. В    архивных    копиях,   изготовленных   фото-   или
электрографическим способом,  поисковые данные  вмещаются  на  обороте
каждого   листа,   заверительные   надписи   и   гербовая  печать
размещаются на обороте последнего листа документа.
     9.2.27. Архивные  копии (выдержки) направляются заявителям вместе с сопроводительным письмом, подписанным руководителем учреждения.
     9.2.28. Все  информационные  документы,  архивные копии (выдержки)
предоставляются заявителям с  предостережением,  что  они  не  могут  быть
размножены (полностью или в выдержках),  другим способом тиражируемые или
включенные  к  информационным  сетям,  баз  данных  без  предыдущего
разрешения учреждения-фондоутворювача.

        9.3. Издание документов напрокат
                          за пределы архива

     9.3.1. Документы из архива выдаются во временное пользование:
     работникам структурных  подразделений учреждения-фондоутворювача
 или его правопреемника;
     другим учреждениям.
     9.3.2. Дела из архива выдаются во временное пользование  на
срок, который не превышает:
     1 месяц   -   для   работников   структурных    подразделений
учреждения-фондоутворювача или его правопреемника;
     3 месяца - для других учреждений.
     По окончании    установленных    сроков   в случае необходимости
осуществляется переоформление документов на дела, которые выданы, после
ознакомления работника архива с состоянием их сохраненности.
     9.3.3. Издание дел  из  архива  во  временное  пользование
структурным    подразделениям    учреждения-фондоутворювача     или   его
правопреемника   оформляется   заказами   (дополнение   33)   и
регистрируется  в книге издания дел в рабочие помещения учреждения
(дополнение 34).
     9.3.4. Издание  дел  из  архива  во  временное пользование
другим учреждениям оформляется актами (дополнение 23) и регистрируется  в
отдельной  книге,  которая  ведется  за формой,  аналогичной форме книги
издания дел в рабочие помещения учреждения (дополнение 34).
     9.3.5. Каждое  дело,  которое  выдается  из архива,  должно иметь
лист пользования документами  (дополнение  35).  На  место  выданного
дела вмещается карточка-заменитель дела (дополнение 4).
     9.3.6. Выполненные заказы на издание  дел  в  структурные
подразделения   учреждения-фондоутворювача   хранятся  в  архиве  к
проведению дежурному перевиряння наличия и состояния дел.
     9.3.7. Акты  об  издании  дел  напрокат  
другим учреждениям складываются в  двух  экземплярах,  первый  из  которых
остается в архиве, а второй выдается заказчику.
     Акт подписывается  руководителями  учреждений,   которые   передают   и
получают документы, и скрепляется гербовыми печатями.
     По возвращении дел в  каждом  экземпляре  акта  делается
соответствующая запись.
     9.3.8. Перед изданием дел из архива и после их возвращения
проводится  поаркушне  перевиряння  каждого  дела  в присутствии
представителей учреждений, которые передают и получают дела.
     9.3.9. Исключение  дел  из  архива  или отдельных документов из
дел и передаваемости их в постоянное пользование другим учреждениям, как правило, запрещается.
     В отдельных случаях  на  письменное  постановление   судебно-следственных
органов   в связи с  делами,  которые  находятся  в  их
осуществлении,  архив  за  письменным  указанием  руководителя  учреждения
осуществляет   исключение   оригиналов  необходимых  дел  или  отдельных
документов.  Об  исключении  оригиналов   дел   или   документов
складывается  акт  в  двух  экземплярах (дополнение 5),  первый из которых
остается  в   архиве,   а   второй   передается   соответствующему
судебно-следственному органу.  Из дел или документов,  которые изымаются,
снимаются копии.

      9.4. Обслуживание пользователей в читальном зале архива

     9.4.1. С целью  создания  условий  для  работы  пользователей  с
документами   в   архиве   функционирует   читальный   зал.  Выдавать
пользователям  документы  для  работы  вне   помещений   архива
запрещается.
     9.4.2. Допущение пользователей с других  учреждений  до  работы  с
документами архива осуществляется на основании писем этих учреждений,  в
которых должны указываться фамилия,  имя, отчество пользователя,
его   должность,   научная   степень,  ученое  звание,  тема,  цель,
хронологические пределы исследования.
     9.4.3. Отдельные  граждане,  которые  не работают и не учатся,
допускаются к работе с документами за их  письменными  заявлениями  с разрешения руководителя учреждения-фондоутворювача.
     9.4.4. Разрешение  на  работу  пользователей  в   архиве   дается
руководителем  учреждения  сроком до 1 года.  Для продолжения срока
работы пользователь оформляет новый письмо или заявление.
     9.4.5. Перед началом  работы  в  архиве пользователь заполняет
анкету (дополнение 36), предъявляет паспорт.
     9.4.6. На  каждого  пользователя  в  архиве заводится личное
дело,  в которое вмещаются лист учреждения  или  личное  заявление  о
допущении к работе с документами,  анкета пользователя, заказа
, на издание дел и на копирование документов.
     Личные дела  пользователей  хранятся  в архиве один год
по окончании их работы.
     9.4.7. Пользователям  выдаются только те дела,  которые принадлежат
к  теме  исследования.  Для   получения   документов   пользователи
заполняют заказ (дополнение 33).
     9.4.8. Пользователи    документами    архива    имеют    право
изготовлять,  в том числе с помощью собственных технических средств,
или получать от архива копии документов и выдержки из них, если это
не угрожает состоянию документов,  а также требовать,  чтобы эти копии или
выдержки были засвидетельствованы архивом.  Копирование документов  техническими
средствами  архива осуществляется после оплаты счета за изготовление
копий в соответствии с Порядком ценообразования на работы (услуги),  которые
выполняются государственными   архивными   учреждениями,
утвержденного  приказом  Держкомархиву  от  24  января  в 2001  г.  и
зарегистрированного Минюстом 27 февраля в 2001 г. за N 179/5370.

       9.5. Ознакомление общественности с документами архива

     9.5.1. Ознакомление   общественности   с   документами  архива
осуществляется путем организации  выставок  документов,  подготовки
выступлений, в средствах массовой информации,  документальных публикаций,
лекций, экскурсий, докладов.
     Эта работа,  как правило,  связывается с примечательными событиями в
жизни государства и отдельных регионов,  юбилейными  датами  учреждений  и
выдающихся  государственных  и  общественных деятелей,  представителей науки и
культуры.
     9.5.2. Архив  организует  выставки документов самостоятельно или
совместно с другими учреждениями и государственными  архивами.  Документы  на
выставках  экспонируются  только  в  копиях.  Архив  может  готовить
тематические подборки копий документов,  которые  оформляются  в  виде
альбомов, стендов, плакатов, и тому подобное.
     9.5.3. Пропагандирование  документов  архива  в  средствах   массовой
информации   осуществляется   путем   подготовки   материалов   для
печатных изданий,  радио- и телепередач.  Тематика статей,  других
материалов, для   публикации   и  передаваемости  в  эфир  предварительно
согласовывается с соответствующими редакциями,  их тексты  утверждаются
руководителем учреждения.
     9.5.4. Экскурсии,  лекции,  докладу  о  содержании   документов
архива, проводятся  в соответствии с планом его работы,  предварительно
определяются тематика,  состав слушателей,  время и  место  проведения,
длительность мероприятия.
     9.5.5. Документальные   публикации   готовятся   архивом,   как правило, в виде подборок документов,  которые публикуются в научных
ведомственных  и  массовых  изданиях.  В отдельных случаях  архив   с помощью  соответствующего  государственного  архива  может  выдать  подборку
документов из истории учреждения  или  совместно  с  другими  учреждениями
принять участие в подготовке тематического сборника документов.

          10. Планирование отчетность, учет работы архива

     10.1. В  архиве  складывается  годовой  план работы.  В архивах
учреждений с  разветвленной  структурой  к  годовому  плану  добавляется
планграфик  передаваемость  документов  из структурных подразделений к
архиву.
     Планы подписываются руководителем архива (лицом,  ответственным
за архив)  и  утверждаются  руководителем  учреждения.  Схема  плана
работы архива приведена в дополнении 37.
     10.2. Во  второй  графе  плана  отмечаются  виды  работ,  что
планируется выполнить в будущем году, при этом в каждом разделе
следует оставлять  одну-дви  позиции  для  выполнения  не  запланированных
предварительно работ.
     10.3. Нормы выработки или  времени  на  выполнение  каждого  вида
работ  (графа  3  плана)  определяются  в соответствии с рекомендациями
Держкомархиву.
     10.4. За каждым видом работы определяется ее объем (графа 4).
Если  отдельный  вид  работы  не  имеет  объемного   показателя,   его
трудоемкость определяется в затрате бюджета рабочего времени (графа
5).
     10.5. В  шестой  и  седьмой графах плану отмечаются сроки
выполнения каждого вида работ и ответственные исполнители.
     10.6. Отчет   о   выполнении   годового  плана  работы  архива
складывается за аналогичной  формой  с  приданием  видов  работ,  которые
выполнены вне плана. Отчеты подписываются руководителем архива(лицом,
ответственным за архив).
     10.7. Учет  труда в архиве ведется в табеле учета рабочего
времени за формой,  установленной для учреждения в целом. В архивах, где
работают несколько сотрудников, дополнительно ведутся индивидуальные
дневники учета труды, в которых отмечаются объемы работ, выполненные
каждого рабочего дня.

     11. Порядок передаваемости архивом документов Национального
              архивного фонда на государственное хранение

     11.1. Передаваемость документов Национального архивного фонда на
государственное   хранение   осуществляется   ежегодно   по окончании
предельных сроков их хранения в  архивном  подразделе  учреждения
согласно   графике,   утвержденным   руководителям  учреждения  и
соответствующего государственного архива.
     11.2. В   учреждениях  с  небольшим  объемом  дел  постоянного
хранения,  а также в  общественных  организациях,  которые  осуществляют
деятельность  в пределах сроков созыва,  передаваемости документов, на
государственное хранение может осуществляться один раз в 3-5 лет или по
окончании сроков созыва.
     11.3. Документы учреждений передаются на государственное хранение  в
упорядоченном  состоянии  за  описаниями,  утвержденными в установленном порядке (см.  пункты  6.1.10,  6.1.11  этих  Правил).  Поступление
документов на     государственное     хранение    оформляется    актом
принятия-передаваемости  (дополнение  28),  которое   складывается   в   двух
экземплярах,  первый  из  которых  вместе с документами передается к
соответствующему государственному архиву,  а  второй  остается  в  деле
фонда архива учреждения.
     11.4. Перед передаваемостью дел на государственное хранение архивом
совместно  с представителем государственного архива проводится перевиряння
физического и  санитарно-гигиенического  состояния  документов.  Обнаруженные
нарушения устраняются архивом учреждения.
    11.5. Передаваемость  дел  осуществляется  за  описаниями  в  трех
экземплярах.  На  всех  экземплярах  описаний делаются отметки о
принятии дел в государственный архив. Четвертый экземпляр описания вместе с  экземпляром  акта  принятия-передаваемости   остается  в архиве
учреждения.
     11.6. Если при принятии-передаваемости обнаруженные расхождения между
итоговой записью  у  описания  и  фактическим  наличием  дел,  в
каждом  экземпляре  описания складывается новая итоговая запись,  в
которой наводится фактическое количество дел,  которые есть у  наличия,  и
номера отсутствующих дел.
     Учреждение обязано принять  меры  относительно  розыска  отсутствующих
дел   и   притягивания   должностных  лиц,  виновных  в  этом,  к
ответственности согласно порядку,  изложенным в  п.  4.5.4.  этих
Правил.
     Номера отсутствующих     дел     предостерегаются     в      акте
прийманняпередавання документов на государственное хранение,  а причины
отсутствия дел - в справке, которая добавляется к акту.
     11.7. Вместе с  делами  на государственное хранение передается
историческая справка об учреждении и его документах или  дополнениях  к
исторической справке.
     11.8. Документы   к    государственному    архиву    доставляются
транспортом и за счет учреждения-сдатчика.

   12. Порядок принятия-передаваемости документов (дел) во время
    изменения руководителя учреждения, руководителя архива, реорганизации
                     или ликвидации учреждения

       12.1. Принятие-передаваемость документов во время изменения
                        руководителя учреждения

     12.1.1. Во время изменения руководителя  учреждения  наличие  и  состояние
документов  (дел),  которые  находятся  в  делопроизводстве  структурных
подразделений и в архиве,  а также учетно-справочного аппарату  к
ним  отражаются  отдельным  разделом  в акте принятия-передаваемости
 учреждения.
     12.1.2. В соответствии с учетными данными службы документацийного
обеспечения  управления  и  архива  в  акте   наводятся   отдельно
количество документов,  которые находятся в делопроизводстве,  и количество
дел,  которые хранятся в архиве, в том числе количество дел, которые
отнесены в Национальный архивный фонд.

 12.2. Принятие-передаваемость дел во время изменения руководителя архива
                 (лица, ответственного за архив)

     12.2.1. Во время изменения руководителя архива (лица, ответственного
за   архив)   принятия-передаваемости    дел,  учетно-справочного
аппарату к ним,  а также помещений, оборудования и инвентаря архива
, осуществляется за актом (дополнение 38).
     12.2.2. Для принятия-передаваемости   архива  приказом  руководителя
учреждения  назначается комиссия в составе не менее 3-х лиц,  в том числе   представителя    службы    документацийного    обеспечения
управления.
     12.2.3. Во время  принятия-передаваемости   архива  проверяется
наличие и состояние:
     дел постоянного,  длительного (свыше  10  лет),  временного
хранения, из личного состава;
     учетных документов  и   справочного   аппарата   к   делам
(паспорта архива,  описаний дел и номенклатур дел,  которые заменяют
описания,  книг поступления и  выбытия  дел,  справочных  картотек,
каталогов, и тому подобное);
     печатей и штампов какими пользуется архив;
     стеллажного, противопожарного,  другого  оборудования  и охранительной
сигнализации;
     условий хранения документов.
     12.2.4. Акт  принятия-передаваемости   дел   во время   изменения
руководителя  архива  (лица,  ответственного  за архив) подписывается
лицами,  которые  сдают  и  принимают  дела,  членами  комиссии  и
утверждается руководителем учреждения.
     12.2.5. В случае  выявления  недостатка  дел,  оборудования  и
инвентаря  архива, комиссия немедленно информирует руководителя учреждения для
употребления мероприятий по поиску документов и имущества архива.

       12.3. Передаваемость документов в случае реорганизации
                     или ликвидации учреждения

     12.3.1. Порядок   передаваемости   и   последующего   пользования
документами  учреждения  после  ее  реорганизации   или   ликвидации
предусматривается в приказе,  другом предписывающем акте или решении, о
реорганизации или ликвидации учреждения.
     Передаваемость документов учреждения,  которое ликвидируется, входит в
обязанности комиссии, созданной для передаваемости дел и имущества.
     12.3.2. В случае  реорганизации  учреждения  с  передачей  ее
функций другому учреждению последняя  принимает  за  актом  документы,  не
завершенные в делопроизводстве учреждения, которое реорганизуется, и ее архив.
     12.3.3. Если   функции    учреждения,    которое    реорганизуется,
передаются   нескольким   другим   учреждениям,  ее  архивные  дела,
отнесенные  в  Национальный  архивный   фонд,   передаются   в
упорядоченном  состоянии  соответствующему  государственному архиву,  а архивные
дела из основной деятельности,  сроки временного хранения  которых
еще  не закончились,  передаются ее органу высшего уровня,  если он
существует  на  территории  Автономной  Республики   Крым,   соответствующей
области, городов Киева, Севастополя.
     Если органов высшего уровня на территории отмеченных регионов не
существует,  все  дела из основной деятельности учреждения-фондоутворювача
 должны быть приняты соответствующим государственным или другим архивом.
     Документы, не  законченные  в делопроизводстве,  а также документы из
личного состава  передаются  учреждениям-преемникам  ликвидированного
учреждения за принадлежностью.
     12.3.4. В случае  реорганизации  учреждения,  когда  из  ее  состава
выделяется структурное подразделение, которому предоставляются права учреждения,
последнему передаются документы,  не законченные в делопроизводстве,  что
относятся к профилю деятельности вновь созданного учреждения,  а также
документы из личного состава работников, которые перешли на работу во
вновь созданное учреждение.
     12.3.5. Если учреждение ликвидируется без  правопреемников,  ее
архивные   дела,  отнесенные  в  Национальный  архивный  фонд,
передаются в упорядоченном состоянии соответствующему государственному архиву,
а   архивные  дела  из  основной  деятельности,  сроки  временного
хранения которых еще не закончились,  и документы,  не законченные  в
делопроизводстве,  а также документы из личного состава передаются ее
органу высшего  уровня,  если  он  существует  на  территории  Автономной
Республики Крым, соответствующей области, городов Киева, Севастополя.
     Если органов высшего уровня на территории отмеченных регионов не
существует,  все  архивные  дела и документы учреждения-фондоутворювача
 должны быть приняты соответствующим государственным или другим архивом.
     12.3.6. В случае   банкротства   учреждения  передаваемости  ее
документов  для  последующего  хранения  осуществляется  в  порядке,
установленном Законом  Украины  "О  банкротстве" с
последующими изменениями к нему.
     12.3.7. Во время  реорганизации или ликвидации учреждения средства
на упорядочивание,  досрочное  принятие  и  последующее  хранение
документов, предусматриваются  в  смете  комиссии,  созданной  для
реорганизации или ликвидации учреждения.

 Начальник отдела формирования
 Национального архивного фонда
 и делопроизводства Держкомархиву                          Г.В.Портнов

                                              Дополнение 1
                                      к пунктам 2.7, 5.2.1-5.2.8
                                      7.2.6

 _________________________________________________________________
                     (Наименование учреждения)
 _________________________________________________________________
                 (Название структурного подразделения)

                                     Утверждаю
                                     Должность руководителя структурного
                                     подразделения
                                     Подпись    Расшифровка подписи
                                     Дата

                            Описание N ___
   ____________________________________________________________
                         (Название раздела)

-----------------------------------------------------------------
| N |Индекс  |Заголовок| Крайние |Кількість|   Срок  | Примечание |
|з/п|справи  | дела  |  дать  |листов у|зберигання|          |
|   |(поэтому  | (поэтому  | дела |  делу |  дела  |          |
|   |части)|части) | (поэтому | (томе  |  (поэтому  |          |
|   |        |         |части)|части) |части), |          |
|   |        |         |        |         | статья за|          |
|   |        |         |        |         | перели-  |          |
|   |        |        |        |         |   ком*)  |          |
|---+--------+---------+--------+---------+----------+----------|
| 1 |   2    |    3    |    4   |    5    |     6    |     7    |
-----------------------------------------------------------------

 В это описание включено ____________________ дел из N ___ по N ___,
                     (цифрами и буквами)
 в том числе:
 литерные номера ____________________________
 пропущенные номера _________________________
 Должность составителя описания              Подпись     Расшифровка подписи

 Дата

 Согласованно                                 Одобрено
 Должность руководителя                          Протокол Ек**)
 службы документацийного                   структурного подразделения
 обеспечения управления учреждения          от ___________ N _____
 Подпись           Расшифровка подписи
 Дата
 Передал ___________________________________________________ дел
                       (цифрами и буквами)
 но _____________________________________ регистрационно-контрольных
           (цифрами и буквами)
 карточек к документив***)

 Должность работника
 структурного подразделения            Подпись     Расшифровка подписи
 Дата

 Принял__________________________ дел и ______________________
           (цифрами и буквами)              (цифрами и буквами)
 регистрационно-контрольных карточек к документам

 Руководитель архива (лицо, ответственное
 за архив) учреждения                     Подпись Расшифровка подписи
 Дата
 ____________
   *) Графа 6 опускается в описаниях дел постоянного хранения.
  **) В случае наличия ЕК структурного подразделения.
 ***) Передаются  вместе с  делами   службы   документацийного
      обеспечения управления.

                                               Формат А4 (210х297)

     Форма описания дел постоянного, длительного (свыше 10 лет)
           хранения, из личного состава структурного
                       подразделения учреждения

                                                 Дополнение 2
                                          к пунктам 3.1.5, 3.1.17

 Наименование учреждения
 Название структурного подразделения

 Номенклатура дел
 _____________ N _______________
 на _________ год
  _____________________________________________________________
                         (название раздела)

------------------------------------------------------------------
|      |                 |Кількість|Строк хранение |           |
|Індекс|Заголовок дела |  дел  |  дела (поэтому  | Примечание  |
|справи| (поэтому, части) | (томов |   части) и    |           |
|      |                 | частей) |  номера статей  |           |
|      |                 |         |  за перечнем   |           |
|------+-----------------+---------+-----------------+-----------|
|  1   |        2        |    3    |        4        |     5     |
------------------------------------------------------------------

 Должность руководителя
 структурного подразделения           Подпись      Расшифровка подписи
 Дата

 Согласованно                                 Согласованно
 Протокол Ек*)                             Руководитель архива (лицо,
 структурного подразделу                   ответственная за архив)
 от ___________ N _____                   учреждения
                                           Подпись      Расшифровка
                                                         подписи
                                           Дата

 Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных
 в _____ году в структурном подразделении

------------------------------------------------------------------
|                              |          |    В том числе      |
|    За сроками хранения    |  Всего  |----------------------|
|                              |          |таких, что |из позначкою|
|                              |          |переходять|   "ЕПК"   |
|------------------------------+----------+----------+-----------|
|Постоянного                    |          |          |           |
|------------------------------+----------+----------+-----------|
|Длительного                     |          |          |           |
|(свыше 10 лет)              |          |          |           |
|------------------------------+----------+----------+-----------|
|Временного                   |          |          |           |
|(до 10 лет включительно)         |          |          |           |
|------------------------------+----------+----------+-----------|
|Вместе                         |          |          |           |
------------------------------------------------------------------

 Должность лица,
 ответственного за делопроизводство
 в структурном подразделении         Подпись      Расшифровка подписи
 Дата

 Итоговые сведения   переданы   к  службе  документацийного  из
 обеспечения управления

 Должность лица,
 ответственного за передаваемость
 сведений                         Подпись     Расшифровка подписи
 Дата

                                               Формат А4 (210х297)

         Форма номенклатуры дел структурного подразделения
_____________
     *) В случае наличия ЕК структурного подразделения.

                                                       Дополнение 3
                                                      к п. 3.1.23

 Наименование учреждения               Утверждаю
 Номенклатура дел                  Должность руководителя учреждения
 ___________ N ___________           Подпись    Расшифровка подписи
 на _________ год                    Дата

------------------------------------------------------------------
|      |                 |Кількість|Строк хранение |           |
|Індекс|Заголовок дела |  дел  |  дела (поэтому  | Примечание  |
|справи| (поэтому, части) | (томов |   части) и    |           |
|      |                 | частей) |  номера статей  |           |
|      |                 |         |  за перечнем   |           |
|------+-----------------+---------+-----------------+-----------|
|  1   |        2        |    3    |        4        |     5     |
------------------------------------------------------------------
 _________________________________________________________________
                        (название роздилу*))

 Должность руководителя службы
 документацийного обеспечение
 управления учреждения                Подпись     Расшифровка подписи
 Дата

 Виза руководителя архива (лица, ответственного за архив) учреждения

 Согласованно                            Согласованно
 Протокол ЕК учреждения                 Протокол ЕПК (ЕК) государственного
                                      архива (органу высшего уровня)
 от ___________ N _____              от ___________ N _____

 Итоговая  запись  о  категориях и количестве дел,  заведенных
 в ______ году в учреждении

------------------------------------------------------------------
|                              |          |    В том числе      |
|    За сроками хранения    |  Всего  |----------------------|
|                              |          |таких, что |из позначкою|
|                              |          |переходять|   "ЕПК"   |
|------------------------------+----------+----------+-----------|
|Постоянного                    |          |          |           |
|------------------------------+----------+----------+-----------|
|Длительного                     |          |          |           |
|(свыше 10 лет)              |          |          |           |
|------------------------------+----------+----------+-----------|
|Временного                   |          |          |           |
|(до 10 лет включительно)         |          |          |           |
|------------------------------+----------+----------+-----------|
|Вместе                         |          |          |           |
------------------------------------------------------------------

 Руководитель службы документацийного
 обеспечения управления            Подпись     Расшифровка подписи

 Дата

 Итоговые сведения переданы
 в архив учреждения

 Должность лица,
 ответственного за передаваемость
 сведений                         Подпись     Расшифровка подписи

 Дата

                                               Формат А4 (210х297)

            Форма возведенной номенклатуры дел учреждения
_____________
 *) Наименование структурного подразделения (для учреждений что не имеют
структурного разделения - напрямую деятельности).

                                                  Дополнение 4
                                           к пунктам 3.3.2, 9.3.5

 Наименование учреждения
 Название структурного подразделения

 Карточка-заменитель дела

 Дела __________________________________________________________
         (индекс за номенклатурой или номер за описанием и заглавие)

 Описание ____________________________________________________________
                         (номер и название)
 Фонд ____________________________________________________________
                         (номер и название)
 Выданные _________________________________
                (дата издания)
 _________________________________________________________________
                    (кому выданные, куда выданные)
 к _________________________________
            (дата возвращения)

 Руководитель архива (лицо,
 ответственное за архив
 или за делопроизводство в
 структурном подразделении)         Подпись       Расшифровка подписи

 Дата

                                              Формат А4 (210х297)

                  Форма карточки-заменителя дела

                                                      Дополнение 5
                                                      к п. 9.3.10

 Наименование учреждения

 Акт
 ___________ N ______________
 ____________________________
      (место составления)

 об исключении дел (документов)
 ___________________________________
 (наименование судебного или следственного
    органа, его почтовый адрес)

 Основание ________________________________________________________
 _________________________________________________________________
 С какой целью изымаются дела (документы)______________________
 _________________________________________________________________
 Изымаются такие дела (документы) из фонда N ___________________
                                                  (название фонда)
--------------------------------------------------------------------
| N |Опис| Дело N | Заглавие |   Крайние   |  Количество |Примітка|
|з/п| N  | (листы  |  дела   |    дать    |   листов  |        |
|   |    |документів|(заглавия |   дела   |  по делу  |        |
|   |    |    N)    |документов)|(документов)|(документов)|        |
|---+----+----------+-----------+------------+------------+--------|
| 1 | 2  |     3    |     4     |     5      |     6      |   7    |
--------------------------------------------------------------------

     Дела (документы)   выданы   в   упорядоченном   состоянии,   с
пронумерованными листами и заверительными надписями.

 Должность руководителя учреждения,       Должность руководителя судебно-следственного
 что выдала дела (документы)     органа, который получил дела
                                  (документы)

 Подпись    Расшифровка подписи    Подпись       Расшифровка подписи

 Дата                             Дата

 Гербовая печать                  Гербовая печать

 Выдал дела (документы)         Получил дела (документы)

 Подпись    Расшифровка подписи    Подпись       Расшифровка подписи

 Дата                            Дата

                                               Формат А4 (210х297)

           Форма акта об исключении дел (документов)

                                                        Дополнение 6
                                                        к п.4.5.4

 Наименование учреждения

 Акт                                  Утверждаю
 ___________ N _____________          Должность руководителя учреждения
 ___________________________          Подпись   Расшифровка подписи
    (место составления)                 Дата
 о недостатке архивных дел
 (документов)

     В итоге _____________________________установлено недостаток
                         (название мероприятий)
архивных дел  (документов),  которые  перечислены  ниже.  Мероприятия по
розыску дел (документов) позитивных последствий не дали, в связи с чем уважаем возможным снять из учета

-----------------------------------------------------------------
|Опис| Дело N  |  Заглавие | Дата  | Количество |   Возможные   |
| N  |(или номери|   дела   |дела |  листов  |   причины   |
|    |  листов  |(документа) |(доку- |  дела   | отсутствию |
|    |документов)|            |мента) |(документа)|    дел    |
|    |           |            |       |           |(документов) |
|----+-----------+------------+-------+-----------+-------------|
| 1  |     2     |      3     |   4   |     5     |      6      |
-----------------------------------------------------------------
 Вместе ______________________________ дел (документов)
            (цифрами и буквами)
 Содержание утрачених дел (документов) может быть частично воспроизведено
такими делами (документами):____________________________________
                                      (номера дел, листов
 _________________________________________________________________
                          их заглавия)

 Руководитель архива (лицо,
 ответственное за архив
 учреждения, или лицо,
 ответственное за
 делопроизводство в структурном
 подразделении)                         Подпись    Расшифровка подписи

 Руководитель службы документацийного
 обеспечение управления             Подпись    Расшифровка подписи

 Дата

 Согласованно                                    Одобрен
 Протокол Епк*) государственного архива             Протокол ЕК учреждения
 от _______ N _______                        от _______ N __

_____________
     *) Если потерянные документы Национального архивного фонда.

        Форма акта о недостатке архивных дел (документов)

                                                  Дополнение 7
                                          к пунктам 4.5.6, 8.8.10

 Наименование учреждения

 Акт                                  Утверждаю
 ___________ N ___________            Должность руководителя учреждения
 _________________________            Подпись   Расшифровка подписи
     (место составления)
 О выделении к уничтожению дел      Дата
 (документов), что не подлежат
 хранению

     На основании _________________________________________________
                  (название и выходные даны перечню документов из
 _________________________________________________________________
    указанием сроков их хранения или типичной (примерной)
                       номенклатуры дел)
отобранные к  уничтожению  как  такие,  которые  не имеют научно исторической
ценности   и     потеряли     практическое   значение,     документы
фонда N ____________________
        (наименование фонда)

--------------------------------------------------------------------
|   |          |      |Номера | Индекс  |       |  Срок  |Примітка|
| N |Заглавие | Дата |описаний | дела  | Киль- | збери-  |        |
|з/п|справи або|справи|(номен-| (поэтому  | кость |  гання  |        |
|   | групповой |  или |клатур)|части)| дел |  дела |        |
|   |заглавие |крайні|за год |   за    |(томив,| (поэтому  |        |
|   |  дел   | дать |(годы) |номенкла-|частин)|части) |        |
|   |          | справ|       |ладьей або|       |и номера |        |
|   |          |      |       |  номер  |       |статей за|        |
|   |          |      |       |дела за|       |переліком|        |
|   |          |      |       | описанием  |       |         |        |
|---+----------+------+-------+---------+-------+---------+--------|
| 1 |    2     |   3  |   4   |    5    |   6   |    7    |   8    |
--------------------------------------------------------------------

 Вместе ___________________________ дел за __________________роки
           (цифрами и буквами)

 Описания дел постоянного (длительного) хранения за ___________ годы
 утверждены, а из личного состава согласованные из ЕПК (ЕК)___________
 _________________________________________________________________
     (наименование государственного архива или органа высшего уровня)

 (протокол от _______N_______)

 Должность лица,
 которая проводила экспертизу
 ценности документов                 Подпись    Расшифровка подписи

 Дата

                                                        Дополнение 8
                                                        к п.4.6.2

                             УКРАИНА
                            СВИДЕТЕЛЬСТВО
                о государственной регистрации документов
                  Национального архивного фонда

 Документ(и)______________________________________________________
              название документа, который регистрируется, количество листов
 _________________________________________________________________
  или название документа (описание, паспорт архива и тому подобное), которым документы
 _________________________________________________________________
            что регистрируются, взятые на государственный учет

 что находится (находятся) в собственности __________________________
                                          название юридического лица
 _________________________________________________________________
                       фамилия гражданина

 является составной  частью  Национального  архивного  фонда,  о чем в
 книге государственной  регистрации  документов  Национального  архивного
 фонда ________________ году _____________ месяца __________ числа
 сделаны запись за N ________
 Документ(и) хранится (хранятся)__________________________
                                          адрес места хранения
 _________________________________________________________________
 _________________________________________________________________
                         условия хранения
 _________________________________________________________________
 _________________________________________________________________
 Место регистрации ________________________________________________
                                    наименование
 _________________________________________________________________
               и местонахождение архивного учреждения

 Дата выдачи "__" ______________________ г.

 М.п.                                   Руководитель архивного учреждения

 Серия ____________ N _____________

                                                      Дополнение 9
                                                      к п. 5.1.12

 Внутреннее описание

 документов дела N _____________

------------------------------------------------------------------
| N |Индекс документа |   Дата   | Заглавие |  Номера | Примитка|
|з/п|                 |документа | документа | листов |         |
|   |                 |          |           |  дела |         |
|---+-----------------+----------+-----------+---------+---------|
| 1 |        2        |     3    |     4     |    5    |    6    |
------------------------------------------------------------------

 Вместе ________________________________________________ документов
                      (цифрами и буквами)
 Количество листов внутреннего описания ____________________________
                                          (цифрами и буквами)
 Должность лица,
 которая составила внутреннее описание          Подпись    Расшифровка подписи
 документов дела

 Дата

                                               Формат А4 (210х297)

            Форма внутреннего описания документов дела

                                                Дополнение 10
                                         к пунктам 5.1.15-5.1.19
                                         6.1.8, 6.2.2

      Заверительная надпись дела N _______ (Разделу описания)

 По делу (разделе описания) подшито (вложено) и пронумеровано
 ________________________________ листа (ив)
     (цифрами и буквами)

 в том числе: литерные листы_____________________________________
 пропущенные номера листов _______________________________+ листов
 внутреннего описания ______________________________________________
------------------------------------------------------------------
|   Особенности физического состояния и  |                            |
|          формирование дела        |       Номера листов       |
|-----------------------------------+----------------------------|
|               1                   |             2              |
------------------------------------------------------------------

 Должность лица,
 которая составила заверительную
 надпись                              Подпись     Расшифровка подписи

 Дата

                                               Формат А4 (210х297)

               Форма заверительной надписи дела

                                               Дополнение 11
                                          к пунктам 5.1.22-5.1.26
   |
   |--------------------------------------------------------------
   |20 |                                     Код держархиву______|
   |   |                                     Код учреждения  ______|
   |---|-------------------------------------------------------  |
   |   |   _________________________________ |Ф. N _______    |  |
   |30 |   _________________________________ |Оп. N _______   |  |
   |   |   _________________________________ |Дело N ______ |  |
   |---|-------------------------------------------------------  |
   | 5 |    (Наименование государственного архива)                     |
   |---|-------------------------------------------------------  |
   |   |   ____________________________________________________  |
   |50 |   ____________________________________________________  |
   |   |   ____________________________________________________  |
   |   |   ____________________________________________________  |
   |---|-------------------------------------------------------  |
   |   |    (Наименование учреждения и структурного подразделения)    |
   |35 |                                                         |
   |___|___________Справа N _______              Том N ________  |
   |15 |                                                         |
   |---|-------------------------------------------------------  |
320|   |   ____________________________________________________  |
   |   |   ____________________________________________________  |
   |70 |   ____________________________________________________  |
   |   |   ____________________________________________________  |
   |   |   ____________________________________________________  |
   |   |   ____________________________________________________  |
   |---|-------------------------------------------------------  |
   |   |                 (заглавие дела)                      |
   |25 |                                                         |
   |---|-------------------------------------------------------  |
   |   |                                      (дата)             |
   |20 |                                                         |
   |   |                               На ____ лист.            |
   |   |                               Хранить ____________    |
   |---|---------------------                                    |
   |   |   |Ф. N _______    |                                    |
   |30 |   |Оп. N _______   |                                    |
   |   |   |Дело N ______ |                                    |
   |---|---|----------------|                                    |
   |   |   |<-------------->|                                    |
   |20 |          60                                             |
 -----------------------------------------------------------------
       |                       230                               |
        <------------------------------------------------------->
       |                                                        |

                                               Дополнение 12
                                     к пунктам 6.1.2, 6.1.6,7.2.6

 Наименование учреждения                Утверждаю
                                      Должность руководителя учреждения
 Фонд N _________                     Подпись   Расшифровка подписи
 Описание N ________                      Дата
 дел постоянного хранения
 за _________ год

  ______________________________________________________________
       (название раздела или структурного подразделения учреждения)

------------------------------------------------------------------
| N |        |                  |  Дата   |  Количество  |        |
|з/п| Индекс | Заглавие дела | дела  |   листов   |Примітка|
|   | дела |  (поэтому, части) | (поэтому  |  по делу   |        |
|   |        |                  | части)|   (томе    |        |
|   |        |                  |         |   части)  |        |
|---+--------+------------------+---------+-------------+--------|
| 1 |    2   |         3        |    4    |      5      |   6    |
------------------------------------------------------------------

 В этот раздел описания внесено ____________________ дел из N _______
                            (цифрами и буквами)
 к N __________, в том числе:
 литерные номера _____________________
 пропущенные номера __________________

 Должность лица,
 которая составила описание                    Подпись     Расшифровка подписи

 Дата

 Руководитель архива (лицо,
 ответственное за архив)            Подпись     Расшифровка подписи

 Дата

 Утверждено                                Одобрен
 Протокол ЕПК государственного архива             Протокол ЕК учреждения
 от ___________ N _____                    от ___________ N ____


                                               Формат А4 (210х297)

           Форма годового раздела возведенного описания дел
                      постоянного хранения

                                                        Дополнение 13
                                                      к п. 6.2.3

 _________________________________________________________________
                (наименование государственного архиву*)
 _________________________________________________________________
                          (название фонда)

                      Фонд N ______________

                       Описание N _____________

 _________________________________________________________________
                          (название описания)

                           Крайние даты дел _____________________

_____________
 *)  Заполняется в государственном архиве

                                               Формат А4 (210х297)

    Форма титульного листа законченного описания дел постоянного
                            хранения

                                                 Дополнение 14
                                           к пунктам 6.3.1, 7.2.6

                                         Утверждаю
 Наименование учреждения                   Должность руководителя учреждения
                                         Подпись        Расшифровка
 Фонд N _________                                        подписи

 Описание N ________
 дел длительного                         Дата
 (свыше 10 лет) хранения
 за _________ год

 _________________________________________________________________
       (название раздела или структурного подразделения учреждения)

-----------------------------------------------------------------
| N |Индекс  |Заголовок|  Дата  |  Срок   |Кількість| Примечание |
|з/п|справи  | дела  | дела |зберігання|аркушів у|          |
|   |        | (поэтому  | (поэтому |  дела  |  делу |          |
|   |        |части) |части)| (поэтому   | (томе  |          |
|   |        |         |        |части)  |части) |          |
|   |        |         |        |          |         |          |
|   |        |         |        |          |         |          |
|   |        |         |        |          |         |          |
|---+--------+---------+--------+----------+---------+----------|
| 1 |   2    |    3    |    4   |    5    |     6   |     7    |
-----------------------------------------------------------------

 В этот раздел описания внесено ________________________________ дел
                                  (цифрами и буквами)
 из N __________ к N __________, в том числе:
 литерные номера ____________________
 пропущенные номера __________________

 Должность лица,
 которая составила описание                    Подпись     Расшифровка подписи
 Дата

 Руководитель архива (лицо,
 ответственное за архив)            Подпись     Расшифровка подписи
 Дата
                                    Одобрен
                                    Протокол ЕК учреждения
                                    от ___________ N _____

                                               Формат А4 (210х297)

     Форма описания дел длительного (свыше 10 лет) хранения

                                                  Дополнение 15
                                           к пунктам 6.4.1, 7.2.6

 Наименование учреждения                   Утверждаю
                                        Должность руководителя учреждения
 Фонд N _________                        Подпись        Расшифровка
                                                         подписи
 Описание N ________
 дел из личного состава                Дата
 за _________ год

 _________________________________________________________________
                         (название раздела)

-----------------------------------------------------------------
| N |Индекс  |Заголовок|  Дата  |  Срок   |Кількість| Примечание |
|з/п|справи  | дела  | дела |зберігання|аркушів у|          |
|   |        | (поэтому  | (поэтому |  дела  |  делу |          |
|   |        |части) |части)| (поэтому   | (томе  |          |
|   |        |         |        |части)  |части) |          |
|   |        |         |        |          |         |          |
|   |        |         |        |          |         |          |
|   |        |         |        |          |         |          |
|---+--------+---------+--------+----------+---------+----------|
| 1 |   2    |    3    |    4   |    5     |     6   |     7    |
-----------------------------------------------------------------

 В этот раздел описания внесено ________________________________ дел
                                  (цифрами и буквами)
 из N __________  к N __________, в том числе:
 литерные номера ____________________
 пропущенные номера __________________

 Должность лица,
 которая составила описание                    Подпись     Расшифровка подписи
 Дата

 Руководитель кадрового органа          Подпись     Расшифровка подписи
 Дата

 Согласованно                                    Одобрен
 Протокол ЕПК государственного архива               Протокол ЕК учреждения
 от ___________ N _____                      от ________ N _____

                                               Формат А4 (210х297)

       Форма годового раздела описания дел из личного состава

                                                       Дополнение 16
                                                       к п. 7.2.4

 _________________________________________________________________
                     (наименование учреждения)

                              Книга
                  учета поступления и выбытия
                        документов архива

                      Том N ________________

                      Начатый ______________

                      Законченный ___________


                                               Формат А4 (210х297)

         Форма титульного листа книги учета поступления
                   и выбытия документов архива

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| N |   Дата    | Наименование учреждения  |Название, номер и |    Поступление документов       |         Выбытие документов      |Примітка|
|з/п|надходження|структурного подразделу |дата документа,|---------------------------------+---------------------------------|        |
|   |или вибуття|державного архиву, звидки|що подтверждает |         количество дел         |          количество дел        |        |
|   |           | поступили (куда выбыли)  | поступление   |---------------------------------+---------------------------------|        |
|   |           |документы, их крайние дати|   (выбытие)   |постійного|тривалого |из особового|постийного|тривалого |из особового|        |
|   |           |                         |  документов   |зберігання|(свыше 10 |   составлю  |зберігання|(свыше 10 |  составлю   |        |
|   |           |                         |               |          |лет)    |           |          |  лет)  |           |        |
|   |           |                         |               |          |зберігання|           |          |зберігання|           |        |
|---+-----------+-------------------------+---------------+----------+----------+-----------+----------+----------+-----------+--------|
| 1 |     2     |            3            |       4       |    5     |    6     |     7     |    8     |    9     |    10     |   11   |
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

 Вместе в __________ году поступило ________________________________
                                    (цифрами и буквами)
 дел (приводятся итоговые данные за графами 5, 6, 7 книги);

 выбыло __________________________________________________________
                           (цифрами и буквами)
 дел (приводятся итоговые данные за графами 8, 9, 10 книги).

 Руководитель архива (лицо,
 ответственное за архив)              Подпись   Расшифровка подписи
 Дата

                                               Формат А4 (210х297)

   Форма книги учета поступления и выбытия документов архива

                                                        Дополнение 17
                                                       к п. 7.2.5

 _________________________________________________________________
                     (наименование учреждения)


                       Список фондов архива





                                               Формат А4 (210х297)

              Форма титульного листа списка фондов

------------------------------------------------------------------
|     |           |Дата першого|видомости о вибуття|           |
|Номер|Назва фонду| надходження|       фонда         |  Примечание |
|фонду|           | документов |---------------------|           |
|     |           |  фонду к  |куда | дата и номер  |           |
|     |           |   архиву   |вибув| документа, на |           |
|     |           |            |     |основанию которого |           |
|     |           |            |     |  фонд выбыл   |           |
|-----+-----------+------------+-----+---------------+-----------|
|  1  |    2      |     3      |  4  |      5        |     6     |
------------------------------------------------------------------

 На 01.01.200__ к списку включенные фонды из N ______ к N _________
 Всего хранится в архиве ____________________________ фондов.
                                  (цифрами и буквами)
 Номера свободны: ____________________

 Руководитель архива (лицо,
 ответственное за архив)            Подпись     Расшифровка подписи
 Дата

                                               Формат А4 (210х297)

                       Форма списка фондов

                                                       Дополнение 18
                                                       к п.7.2.13
 _________________________________________________________________
                               Коды
 _________________________________________________________________
                     -----------------------
                     |  Формы  |Організації|
                     |документа|складача за|
                     |за ЗКУД  |   ЗКПО    |
                     |---------+-----------|
                     |    1    |     2     |
                     -----------------------
   ------------------------------------------------------------
   | Територии| Отрасли |  Формы  |Міністерства|   Более высокой   |КС |
   | за СПАТО |за Зкгнг|власности|  (другого   |організації|   |
   |          |        | за СКФВ |  органу    |  за ЗКПО  |   |
   |          |        |         |исполнительной  |           |   |
   |          |        |         |власти), Мдо,|           |   |
   |          |        |         | концерну  |           |   |
   |          |        |         | ассоциации  |           |   |
   |          |        |         | при НИЗЕ   |           |   |
   |----------+--------+---------+------------+-----------+---|
   |    3     |   4    |    5    |     6      |     7     | 8 |
   ------------------------------------------------------------

                           Статистическая отчетность

                           Форма N 4 архив общий
                           Утвержденная приказом Головархиву Украины
                           от 29.09.93 N 44
                           Почтовая - годовая
                           Посылается учреждениями,
                           организациями, предприятиями
                           соответствующему государственному
                           архиву до 1 декабря текущего года

 Кому посылается _______________________________________________
                         (наименование и адрес получателя)

 Кем посылается ________________________________________________
                    (наименование и адрес учреждения, которое отчитывается)

                             Паспорт
     архивного подраздела учреждения организации, предприятия

__________________________________________________________________
Наименование учреждения, организации,      Дата создания учреждения,
предприятия, и их подчиненность    организации, предприятия
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

                    I. Сведения о документах

  N
 з/п      Название показателей        Количество           Крайние даты

 1.  Фондов
 2.  Дел
     В том числе:
 3.  Постоянного хранения
     Из них:
 4.  Унесенных в описания, которые
     утверждены ЕПК
 5.  Что хранятся сверх
     установленных сроков
 6.  Из личного состава
     Из них:
 7.  Унесенных в описания

                   II. Сведения о помещении
 ---------------------------------------------------------------
 |     Площадь    |   Степень    |    Короткая   |   Наличие    |
 | архивосховища|завантажености|характеристика|робочих комнат |
 |     в м2     |     в %      |   помещение | читального залу|
 ---------------------------------------------------------------

                     III. Сведения о кадрах
-----------------------------------------------------------------
| Количество   |                 |              |                |
|  штатных    | Фамилия, имя |  Образование, профессия |  Стаж работы   |
|работников  |   отчество   |              |                |
-----------------------------------------------------------------
 _________________________________________________________________
                (адрес и номер телефона учреждения)

 Руководитель архива (лицо,
 ответственное за архив)            Подпись     Расшифровка подписи
 Дата

                                                        Дополнение 19
                                                       к п. 8.3.2

--------------------------------------------------------------------
|      |     Климатические параметры воздуха      |  Подпись  |Примітка|
| Дата |---------------------------------------|працівника|        |
|запису| Внешний воздух  | Воздух в хранилище |  архиву  |        |
|      |-------------------+-------------------|          |        |
|      |темпера-|відносна  |темпера-|відносна  |          |        |
|      |ладья   |вологість,|тура,   |вологість,|          |        |
|      |град. С |   %      |град. С |    %     |          |        |
|------+--------+----------+--------+----------+----------+--------|
|  1   |   2    |    3     |    4   |     5    |    6     |   7    |
--------------------------------------------------------------------

                                               Формат А4 (210х297)

     Форма журнала регистрации климатических параметров в архиве

                                                       Дополнение 20
                                                       к п. 8.6.6

 Наименование учреждения

 Карточка постелажного
 топографического указателя

 Стеллаж (шкаф) N __________

------------------------------------------------------------------
|Полка N |   Описание N   | Дела из N __________     |             |
|         |            |         к __________ N   |   Примечание  |
|---------+------------+---------------------------+-------------|
|    1    |     2      |            3              |      4      |
------------------------------------------------------------------

                                               Формат А5 (148х210)

        Форма карточки постелажного топографического указателя

                                                      Дополнение 21
                                                       к п. 8.6.6

 Наименование учреждения

 Карточка пофондового
 топографического указателя

 Название фонда и его номер __________
 ___________________________________

------------------------------------------------------------------
|Описание N|  Дела из N __________   |Стелаж|Полиця N |             |
|      |          к __________ N |(шкаф)|         |   Примечание  |
|------+--------------------------+------+---------+-------------|
|   1  |            2             |  3   |    4    |      5      |
------------------------------------------------------------------

                                               Формат А5 (148х210)

        Форма карточки пофондового топографического указателя

                                                     Дополнение 22
                                                     к п. 8.8.5

 _________________________________________________________________
                     (наименование учреждения)

              Книга издания дел из архивосховища

                       Начатая  ___________

                       Законченная _________


                                               Формат А4 (210х297)

      Титульный лист книги издания дел из архивосховища

-----------------------------------------------------------------
|   |    |     |    |      |Крайні|      |Розпис|Розпис|Примітка|
| N |Дата|Фонд |Опис|Справа| дать | Кому | о  | о  |        |
|з/п|вида|  N  | N  |  N   |доку- |видана| отри-|повер-|        |
|   |ван-|     |    |      |ментів|      | мання|нення,|        |
|   |ня  |     |    |      |справи|      |      | дата |        |
|---+----+-----+----+------+------+------+------+------+--------|
| 1 |  2 |  3  |  4 |  5   |   6  |  7   |  8   |   9  |   10   |
-----------------------------------------------------------------

 Вместе в _____________ году выдано из архивосховища
 __________________________________________ дел
           (цифрами и буквами)

 Руководитель архива (лицо
 ответственная за архив)            Подпись     Расшифровка подписи
 Дата

                                               Формат А4 (210х297)

           Форма книги издания дел из архивосховища

                                                 Дополнение 23
                                           к пунктам 8.8.5, 9.3.4

 Наименование учреждения

 Акт
 _________________ N ________________
 ____________________________________
          (место составления)
 издание дел напрокат

 ____________________________________
       (наименование учреждения, ее
 ____________________________________
       почтовый индекс, адрес)

 Основание ________________________________________________________
 _________________________________________________________________

 С какой целью выдаются дела____________________________________
 _________________________________________________________________

 Выданы такие дела из фонда:______________________________________
                                        (название фонду)

------------------------------------------------------------------
| N |Опис|Справа|                  |  Крайние  |Кількість|        |
|з/п|  N |  N   | Заглавие дела |   дать   | листов |Примітка|
|   |    |      |                  |документів|  дела |        |
|   |    |      |                  |  дела  |         |        |
|---+----+------+------------------+----------+---------+--------|
| 1 | 2  |  3   |         4        |    5     |    6    |   7    |
------------------------------------------------------------------

 Вместе выдано __________________________ дел на срок __________
                 (цифрами и буквами)

     Дела выданы в упорядоченном состоянии, оправленные в обложки,
с пронумерованными листами и заверительными надписями.  Получатель
обязывается   не   предоставлять   дела,   полученные   во  временное
пользование,  посторонним лицам, не выдавать на их основании копии,
выдержки   и   справки,   не   публиковать  документы  без  разрешения
учреждения-фондоутворювача.
     Получатель обязывается повернуть дела в срок, отмеченный
в акте.  Получатель  предупрежден  об  ответственности  согласно
действующему  законодательству  в случае  повреждения или потери дел,  которые
выданы.

 Должность руководителя учреждения,          Должность руководителя учреждения,
 которое выдало дела                    что получила дела

 Подпись    Расшифровка подписи       Подпись   Расшифровка подписи

 Дата                                Дата

 Гербовая печать                     Гербовая печать

 Выдал дела                        Получил дела
                                     _____________________________
 Руководитель архива (лицо,                     (название должности)
 ответственное за архив)

 Подпись    Расшифровка подписи       Подпись    Расшифровка подписи

 Дата                                Дата

 Дела возвращены в полном объеме и сохраненности

 Принял дела                      Сдал дела

 Руководитель архива (лицо             _____________________________
 ответственная за архив)                     (название должности)

 Подпись     Расшифровка подписи      Подпись    Расшифровка подписи

 Дата                                Дата

                                               Формат А4 (210х297)

       Форма акта издания дел напрокат

                                                        Дополнение 24
                                                        к п.8.8.6

 Наименование учреждения

                  Лист перевиряння N __________

   наличию и состоянию дел фонда ____________________________
                                         (название фонда)
 Перевиряння проводили____________________________________________
                    (дата перевиряння, должность, фамилия, инициалы)

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
|Номери|Кількість|  Номера   |Литерные номера справ|пропущени номери|номери|киль-  |Тимча-|    Номера дел, которые требуют     |Номери|Примітка|
|описів|справ, що|невиявлених|--------------------+----------------|справ,|кість  |сове  |------------------------------------|справ,|        |
|      |рахуються|  дел    |перерахо-|не перера-|облико-|не обли-|вида- |наявних|шифри |дезин-|дезін-|рестав-|оправ-|віднов-|що    |        |
|      |за описом|           |вани в   |прятанные в  |вани в |кованые в|них в |дел  | не   |фекції|секції|рації  |лення |лення  |имеют |        |
|      |         |           |описанию   |описанию, але|пидсум-|пидсум- |тимча-|(описа-|опра- |      |      |       | или  |згаса- |непо- |        |
|      |         |           |но не   |обліковані|ковому |ковому  |сове  |них)   |цьова-|      |      |       |пид-  |ючих   |правні|        |
|      |         |           |облико-  |в пидсум- |записи |записи  |корис-|       | них  |      |      |       |шивки |текстів|пош-  |        |
|      |         |           |вани в   |ковому    |       |        |туван-|       |дел |      |      |       |      |       |код-  |        |
|      |         |           |підсумко-|запису    |       |        |ня    |       |      |      |      |       |      |       |ження |        |
|      |         |           |вому     |          |       |        |      |       |      |      |      |       |      |       |      |        |
|      |         |           |записи   |          |       |        |      |       |      |      |      |       |      |       |      |        |
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

 Вместе ______________________________________ дел
                (цифрами и буквами)
 Проверку провели: ______________________________________________
                       (должности, подписи, расшифровка подписей)

 Дата

                                               Формат А3 (297х410)

     Форма листа перевиряння наличия и состояния дел фонда

                                                        Дополнение 25
                                                        к п.8.8.8

 Наименование учреждения                   Утверждаю

 Акт                                     Должность руководителя учреждения
 _____________ N ___________             Подпись      Расшифровка
 перевиряння наличия и                               подписи
 состояния дел                             Дата
 ___________________________
 (постоянного, долговременного
  хранения,  из личного
          состава)
 ___________________________
        (название фонда)

     Перевиряння проводилось из ___________ к_____________________
     Перевирянням установлено:
 1. Насчитывается за описаниями ________________________________справ
                                         (количество)
 2. Не обнаружено в наличии _________________________________справ
                                         (количество)
 3. Имеют литерные номера ____________________________________справ
                                         (количество)
     а) из   них   перечислено   у  описания,  но  не  учтено  в
        итоговой записи                   _______________справ
                                                (количество)
     бы) не перечислено у описания,  но  учтено  в  итоговой
        записи                                _______________справ
                                                (количество)
 4. Пропущено номеров:
     а) не учтенных в итоговой записи   ______________справ
                                                 (количество)
     бы) учтенных в итоговой записи      ______________справ
                                                 (количество)
 5. В наличии за данным фондом (из тех, которые включены в описания),
    из них:                                     ______________справ
                                                 (количество)
     5.1. Нуждаются в дезинфекции и дезинсекции ______________справ
                                                 (количество)
     5.2. Нуждаются в реставрации               ______________справ
                                                 (количество)
     5.3. Нуждаются в ремонте                  ______________справ
                                                 (количество)
     5.4. Нуждаются в оправке или подшивке ______________справ
                                                 (количество)
     5.5. Нуждаются в возобновлении погасающих текстов __________справ
                                                  (количество)
     5.6. Непоправимо поврежденные                ______________справ
                                                 (количество)
     5.7. Выдано во временное пользование      ______________справ
                                                 (количество)
 6. Вместе в данном фонде в наличии есть         ______________справ
                                                 (количество)
 7. Характеристика условий хранения дел
 _________________________________________________________________
 _________________________________________________________________

 _________________________________________________________________

 Проверку проводили _____________________________________________
                        (должности, подписи, расшифровка подписей)

 Согласованно
 Протокол ЕК учреждения
 от ___________ N _____
 Дата

                                               Формат А4 (210х297)

         Форма акта перевиряння наличия и состояния дел

                                                       Дополнение 26
                                                       к п.8.8.10

 Наименование учреждения
 Акт                                     Утверждаю
 _____________ N ____________            Должность руководителя учреждения
 ____________________________            Подпись        Расшифровка
    (место составления)                                    подписи
 о непоправимых повреждениях
 дел                                   Дата
                                         Фонд ____________________
                                                 (название фонда)

 В фонде обнаружены непоправимо поврежденными такие дела:
------------------------------------------------------------------
| N  | Описание | Дело | Заглавие | Крайние |Кількість| Сущность та|
|з/п |   N  |    N   |пошкодженої|  дать  | листов |    причины |
|    |      |        |   дела  | дела |  дела |  пошкоджень|
|----+------+--------+-----------+--------+---------+------------|
|  1 |  2   |    3   |     4     |    5   |    6    |     7      |
------------------------------------------------------------------

 Вместе обнаружены поврежденные _________________________________справ
                                   (цифрами и буквами)
 Перечисленные дела подлежат снятию из учета, поскольку___________
 _________________________________________________________________
 _________________________________________________________________

 Руководитель архива (лицо,
 ответственное за архив)            Подпись     Расшифровка подписи
 Дата

 Согласованно                                  Одобрен
 Протокол ЕПК государственного архива             Протокол ЕК учреждения
 от ___________ N _____                    от __________ N _____

                                              Формат А4 (210х297)

           Форма акта о непоправимых повреждениях дел

                                                        Дополнение 27
                                                       к п.8.8.10

 Утверждаю                         Утверждаю
 Должность руководителя установи-         Должность руководителя установи-
 сдатчика                        приемщика
 ________  _____________________    ________ _____________________
 (подпись)  (расшифровка подписи)    (подпись) (расшифровка подписи)

 Дата          (гербовая печать)    Дата         (гербовая печать)

 Акт
 ________________________________
        (место составления)
 принятие-передаваемость документов
 в архив другого учреждения
 Основание: _______________________________________________________
                  (содержание решения, номер и полное название фонда
 _________________________________________________________________
          что передается; наименование и адрес архива
 _________________________________________________________________
                     учреждения-сдатчика)
 ____________________________________________________________здав,
 а______________________________________________ принял документы
 (наименование и адрес архива учреждения-приемщика)

названного фонда и справочный аппарат к нему:
------------------------------------------------------------------
| N |  Номер и название описаний | Количество  | Количество | Примечание  |
|з/п|                       |экземпляров |   дел   |           |
|   |                       |  каждого   |           |           |
|   |                       |   описанию    |           |           |
|---+-----------------------+------------+-----------+-----------|
| 1 |           2           |     3      |     4     |     5     |
------------------------------------------------------------------

 Усього___________________________________________________________
                           (за графами 2-4)

 Передаваемость осуществил:                Принятие осуществил:
 ____________________________         ____________________________
 (должность, подпись, расшифровка         (должность, подпись, расшифровка
          подписи)                               подписи)

 Дата                                 Дата

                                               Формат А4 (210х297)

       Форма акта принятия-передаваемости документов в архив
                          другого учреждения

                                                Дополнение 28
                                           к пунктам 8.8.10, 11.3

 Утверждаю                         Утверждаю
 ___________________________        ______________________________
 (должность руководителя учреждения)         (должность руководителя государственного
                                                 архиву)
 ________  _____________________    ________ _____________________
 (подпись)  (расшифровка подписи)    (подпись) (расшифровка подписи)

 Дата          (гербовая печать)    Дата         (гербовая печать)

 Акт
 ____________________________
      (место составления)

 принятие-передаваемость дел
 на государственное хранение
 Основание: Закон Украины "О Национальном архивном фонде и архивных
 учреждениях" 

 В связи с _____________________________________________________
                   (завершением срока хранения документов,
                          ликвидацией учреждения, и тому подобное)
 _________________________________________________________________
                          (название фонда)
 _____________________________________________ принимает на государственное
      (наименование государственного архива)
 хранение документы за ________________________________________,
                                           (Годы)
 а также справочный аппарат к ним:
------------------------------------------------------------------
| N |  Номер и название описаний | Количество  | Количество | Примечание  |
|з/п|                       |экземпляров |   дел   |           |
|   |                       |  каждого   |           |           |
|   |                       |   описанию    |           |           |
|---+-----------------------+------------+-----------+-----------|
| 1 |           2           |     3      |     4     |     5     |
------------------------------------------------------------------
 Номера отсутствующих дел __________________________________________
 Все принято ____________________________________________справ
                             (цифрами и буквами)
 В _________________________________________________ фонд N ______
         (наименование государственного архива)

 Передаваемость осуществил:                Принятие осуществил:
 ____________________________         ____________________________
 (должность, подпись, расшифровка         (должность, подпись, расшифровка
          подписи)                               подписи)

 Дата                                 Дата

                                               Формат А4 (210х297)

   Форма акта принятия-передаваемости дел учреждения на государственное
                            хранение

                                                        Дополнение 29
                                                      к п.8.8.11

 Наименование учреждения
                                         Фонд ____________________
                                                  (название фонда)
                                         Описание N __________________
                                                   (название описания)
------------------------------------------------------------------
|        |           |          |          | Отметки |          |
| Номер  | Заглавие |  Крайние  | Килькисть| о ходе  |Результати|
| дела |   дела  |   дать   |  листов | розыску  |  розыску |
|--------+-----------+----------+----------+----------+----------|
|   1    |     2     |     3    |    4     |     5    |     6    |
------------------------------------------------------------------

                                               Формат А6 (105х148)

              Форма карточки учета необнаруженного дела

                                                        Дополнение 30
                                                       к п. 9.2.2

 Государственный комитет лесного                  Адрес заявителя, его
 хозяйства Украины                     , фамилия, инициалы

 Архивная справка
 ___________ N ____________
 На N _______ от _________

     В приказах   из   личного   состава   Министерства    лесного
хозяйства УССР Здоровая Людмила Владимировна значится курьером
административно-хозяйственного отдела с 31 октября в 1951 г.  (приказ
N 615 от 30 октября в 1951 г.) до 21 июля в 1952 г. (приказ N 48-к от
21 июля в 1952 г.).
     Основание: ф. 4488, оп. 2, спр. 483, арк. 6,8.

 Заместитель Председателя
 Государственного комитета          Подпись           Расшифровка подписи

 Заведующий архивом            Подпись           Расшифровка подписи

 Гербовая печать
 Держкомлисгоспу Украины

                                           Формат А4 (210-297) или
                                           А5 (148х210)

                     Образец архивной справки

                                                       Дополнение 31
                                                     к п. 9.2.22

 Наименование учреждения

 Архивная копия
 _________ N __________

                             ПРИКАЗ
                  управляющего трестом "Киивгазбуд"
                             N 80 а/к

 Город Киев                                 11 ноября 1953 года


     На время болезни главного инженера БМУ N 3 тов. Зборовского -
временно  назначить главным инженером БМУ N 3 тов.  Окольского
Александра Борисовича - с 11 ноября 1953 года, с окладом согласно штатному расписанию.
     Основание: приказ  по  УМХ  за  N  130 от 10.11.53  резолюция
               управляющего трестом т. Пашко н.О.

 Управляющий тестом
 "Киивгазбуд"                                            (Н.Пашко)

     Основание: ф. 4333, оп. 5, спр. 2, арк. 222

 Ответственная за архив          Подпись               Расшифровка
                                                         подписи
 Гербовая печать
 треста

                                           Формат А4 (210х297) или
                                           А5 (148х210)

                      Образец архивной копии

                                                       Дополнение 32
                                                      к п. 9.2.22

 Наименование учреждения

 Архивная выдержка
 _________ N __________

                              ПРИКАЗ
             по хозрасчетному отделу снабжения
             Головшвейпрому МЛП УССР "Укршвейпостач"

 Город Киев                                    16 апреля 1953 года
     ...

                          параграф 3 ...

     Принять на  работу  кассиром-инкассатором  Фурман с.И.  (так в
документе)  с  месячным  испытательным  сроком  с   оплатой   за
сметой.
     Нач. Укршвейпостачу                                   В.Шимко
     Основание: ф. 4545, оп. 1, спр. 13, арк. 21

 Ведущий специалист
 общего отдела          Подпись            Расшифровка подписи

 Гербовая печать

                                               Формат А4 (210х297)

                     Образец архивной выдержки

                                                 Дополнение 33
                                           к пунктам 9.3.3, 9.4.7

 Наименование учреждения

 Заказ                             Позволяю издание дел
 _____________ N ___________            Руководитель архива (лицо,
                                        ответственное за архив)

 на издание дел из архива            Подпись         Расшифровка
                                                         подписи

                                        Дата

 Прошу выдать ____________________________________________________
                    (фамилия, инициалы и должность пользователя)
 для______________________________________________________________
                   (цель работы с документами)
 такие дела:

------------------------------------------------------------------
| Описание | Дело |                  |  Количество  |    Расписка   |
|  N   |    N   | Заглавие дела |   листов   |  пользователя |
|      |        |                  |             |  какой получил |
|      |        |                  |             |     дела    |
|------+--------+------------------+-------------+---------------|
|  1   |    2   |        3         |      4      |       5       |
------------------------------------------------------------------

 Подпись заказчика                              Расшифровка подписи

 Дата

                                               Формат А5 (148х210)

               Форма заказа на издание дел

                                                Дополнение 34
                                          к пунктам 9.3.3, 9.3.4
 _________________________________________________________________
                     (наименование учреждения)


                  Книга издания дел в рабочие
                       помещения учреждения


                                            Начатая   _____________
                                            Законченная  ___________


                                               Формат А4 (210х297)

    Форма обложки (титульного листа) книги издания дел
                   в рабочие помещения учреждения

-----------------------------------------------------------------
|   | Дата |     |     |       |      |Розписка| Дата |Расписка |
| N | вида-|фонд |Описание |Дело | Кому |в отри- |повер-|в повер- |
|з/п|вання |  N  |  N  |  N    |видана| манне  |нення | ненни   |
|   |справи|     |     |       |      | дела |справи| дела  |
|---+------+-----+-----+-------+------+--------+------+---------|
| 1 |   2  |  3  |  4  |   5   |  6   |   7    |  8   |    9    |
-----------------------------------------------------------------

 Вместе в __________ году выдано______________________________справ
                                    (цифрами и буквами)

 Руководитель архива (лицо,
 ответственное за архив)            Подпись     Расшифровка подписи
 Дата


                                               Формат А4 (210х297)

      Форма книги издания дел в рабочие помещения учреждения

                                                        Дополнение 35
                                                       к п. 9.3.5

 Наименование учреждения

 Лист пользования документами

 Фонд N _____________ Описание N ______________ Дело N _____________

 Заглавие дела_________________________________________________
 _________________________________________________________________

------------------------------------------------------------------
|            |           |  Характер   |             |           |
|    Дата    | Фамилия | користування|    Номера   |  Подпись   |
|користування| инициалы  | (копиювання,|   листов  |користувача|
|            |користувача|   пересмотр |     какими   |           |
|            |           |выдержки и тому подобное) |користувалися|           |
|------------+-----------+-------------+-------------+-----------|
|     1      |     2     |      3      |      4      |     5     |
------------------------------------------------------------------

                                               Формат А4 (210х297)

              Форма листа пользования документами

                                                       Дополнение 36
                                                       к п. 9.4.5

 Наименование учреждения

 Анкета пользователя
 _________________________________________________________________
                  (фамилия, имя, отчество)
 Год рождения __________
 Место работы, должность_____________________________________________
 _________________________________________________________________

 Образование, научное звание, ученая степень __________________________
 Тема исследования, хронологические пределы _____________________________
 _________________________________________________________________

 Служебный адрес, номер телефона _________________________________
 Домашний адрес, номер телефона __________________________________

 Серия и номер паспорта, когда и кем выданный_______________________
 _________________________________________________________________
     С правилами  работы  в  читальном  зале архива ознакомленный,
обязываюсь их выполнять ______________________
                            (подпись пользователя)

 Дата

                                               Формат А4 (210х297)

                     Форма анкеты пользователя

                                                        Дополнение 37
                                                        к п. 10.1

 Наименование учреждения
                                      Утверждаю
 План                                 Должность руководителя учреждения

 работы архива на ___________рік      Подпись   Расшифровка подписи

                                      Дата

------------------------------------------------------------------
| N  |     |  Норма  |      |      |  Срок  |          |        |
|з/п |Виды |виробітку|Обсяг |Бюджет|виконання|Виконавець|Примітка|
|    |робіт| (времени)  |роботи|часу  |         |          |        |
|----+-----+---------+------+------+---------+----------+--------|
| 1  |  2  |    3    |   4  |  5   |    6    |    7     |   8    |
------------------------------------------------------------------

 Руководитель архива (лицо, ответственное
 за архив)                             Подпись  Расшифровка подписи

 Дата

                                               Формат А4 (210х297)

                Форма годового плана работы архива

                                                       Дополнение 38
                                                       к п.12.2.1

 Наименование учреждения
 Акт                                     Утверждаю
 _____________ N ____________            Должность руководителя учреждения

 ____________________________            Подпись        Расшифровка
      (место составления)                                  подписи

 принятие-передаваемость дел             Дата
 во время изменения руководителя архива
 (лица, ответственного за архив)

 В соответствии с приказом от ______________________________ N _______
 ______________________ передал, а ________________________прийняв
  (фамилия, инициалы)               (фамилия, инициалы)

 в присутствии     комиссии,    созданной      на основании
 отмеченного приказа, в составе председателя _____________________________
                                          (фамилия, инициалы)
 и членов комиссии___________________________ документы  архива  и
                     (фамилия, инициалы)
 учетно-справочный аппарат к ним

------------------------------------------------------------------
| N  |   Название   |   Количество   | Количество дел, что |         |
|з/п |  и номер  |  экземпляров  | принятые за каждым  | Примитка|
|    |   описанию   |     описанию     |       описанием        |         |
|----+-----------+---------------+---------------------+---------|
| 1  |     2     |       3       |          4          |    5    |
------------------------------------------------------------------

 Вместе принято ____________________________________________справ,
                         (цифрами и буквами)
 ________________________ описаний в ___________________ экземплярах
   (цифрами и буквами)            (цифрами и буквами)

 Состояние документов и описаний ________________________________________
                                (общая характеристика
 _________________________________________________________________
                              состоянию)
 Одновременно передаются____________________________________________
                              (виды учетно-справочного
 _________________________________________________________________
                   аппарату, его объемы, состояние)
 та_______________________________________________________________
          (названия печатей и штампов архиву, их количество)

 Состояние помещений архива____________________________________________
                                (общая характеристика
 _________________________________________________________________
                              состоянию)

 Наличие и состояние оборудования и инвентарю архива__________________
                                                    (общая
 _________________________________________________________________
                      характеристика состояния)

 Передала                            Подпись     Расшифровка подписи

 Принял                            Подпись     Расшифровка подписи

 Глава комиссии                     Подпись     Расшифровка подписи

 Члены комиссии                     Подписи    Расшифровка подписей

 Дата

                                               Формат А4 (210х297)

       Форма акта принятия-передаваемости дел во время изменения
                         руководителя архива
                 (лица, ответственного за архив)

                              Список
           законодательных, нормативных актов и методических
           пособий по архивному делу и делопроизводству

     1. Закон Украины "О Национальном архивном  фонде  и  архивных
учреждениях".  Сведения Верховной Рады,  1994, N 15, ст.
86.
     2. Постановление  Верховной  Рады Украины "О порядке введения в действие Закона Украины  "О  Национальном  архивном  фонде  и  архивных
учреждениях".  Сведения Верховной Рады,  1994, N 15, ст.
87.
     3. Закон  УССР  "О  языках  в  Украинской  ССР".
Сведения Верховной Рады,  1989,  N  45,  ст.  631.  (С  изменениями,
унесенными по закону от 28.02.95 N 75/95-вр,
Сведения Верховной Рады, 1995, N 13, ст. 85).
     4. Основы  законодательства  Украины  о  культуре.
Сведения Верховной Рады,  1992,  N  21,  ст.  294.  (С  изменениями,
унесенными   согласно     Законам   от   23.09.94  N 183/94-вр,  Сведения Верховной Рады, 1994, N 41, ст. 376, от
22.12.95 N  498/95-вр,  Сведения Верховной Рады,
1996, N 3,  ст.  11,  от 17.12.96  N  608/96-вр,
Сведения Верховной Рады, 1997, N 8, ст. 62).
     5. Закон Украины "Об  информации".  Сведения
Верховной Рады, 1992, N 48, ст. 650.
     6. Закон Украины "О банкротстве".  Сведения
Верховной Рады, 1992, N 31, ст. 440. (С изменениями, унесенными по закону Украины "О  внесении  изменений  в  Закон  Украины  "О
банкротстве",  Сведениях Верховной Рады, 1999, N 42-43,
ст. 378).
     7. Закон   Украины  "О  государственной  тайне".
Сведения Верховной  Рады,  1994,  N  16,  ст.  93.  (С  изменениями,
унесенными  по закону Украины "О внесении изменений в Закон
Украины "О государственной тайне",  Сведениях  Верховной
Рады, 1999, N 49, ст. 428).
     8. Закон  Украины  "О   библиотеках  и  библиотечном  деле"
.  Сведения Верховной Рады,  1995,  N 7,  ст. 45. (С
изменениями, унесенными по закону Украины "О внесении изменений в
Закон Украины  "О библиотеках и библиотечном деле",
Сведениях Верховной Рады, 2000, N 23, ст. 177).
     9. Закон  Украины   "Об   обращении   граждан".   Сведения
Верховной Рады, 1996, N 47, ст. 256.
     10. Закон Украины "Об  обязательном  экземпляре  документов"
. Сведения Верховной Рады, 1999, N 22-23, ст. 199.
     11. Закон Украины  "О  вывозе,  ввозе  и  возвращении
культурных ценностей". Сведения Верховной Рады, 1999,
N 48, ст. 405.
     12. Закон    Украины   "Об   охране   культурного  наследия"
.  Сведения Верховной Рады,  2000,  N 39, ст. 333. 13.
     13. Указ Президента Украины от 22 марта в 2000 г. N 486/2000
  "Об  утверждении Положения о Государственном комитете
архивов Украины". Официальный вестник Украины, 2000, N 12, ст. 454.
     14. Постановление Кабинета Министров Украины от 20  октября  в 1995
г. N  853  "Вопроса  деятельности  архивных  учреждений
Украины". Собрание постановлений Правительства Украины, 1995, N 3, ст. 79.
     15. Постановление  Кабинета  Министров Украины от 14 апреля в 1997
г. N  348  "Об утверждении инструкции из делопроизводства
за обращениями граждан в  органах  государственной  власти  и  местного
самоуправления,   объединениях   граждан,   на   предприятиях  в
учреждениях,  организациях независимо от форм собственности,  в  средствах
массовой информации". Официальный вестник Украины, 1997, N 4, ст. 202.
     16. Постановление  Кабинета  Министров Украины от 17 октября в 1997
г. N  1153  "Об утверждении Примерной инструкции из
делопроизводства в министерствах,  других центральных органах исполнительной
власти, Совету министров Автономной Республики Крым, местных органах
исполнительной власти". Официальный вестник Украины, 1997, N 43, ст. 50.
     17. Постановление Кабинета Министров Украины от 7 мая в 1998 г.
N 639 "Об утверждении перечня платных услуг,  которые
могут  предоставляться  государственными  архивными  учреждениями".  Официальный
вестник Украины, 1998, N 19, ст. 684.
     18. Постановление Кабинета Министров Украины от 25  мая  в 1998
г. N 731 "Об утверждении Порядка  ведения  личных
дел государственных служащих в органах исполнительной власти".  Официальный
вестник Украины, 1998, N 21, ст. 764.
     19. Постановление Кабинета Министров Украины от 25  мая  в 1998
г. N 740 "О порядке государственной регистрации  субъектов
предпринимательской деятельности". Официальный вестник Украины, 1998, N 21,
ст.  767.  (С изменениями,  унесенными согласно  постановлениям  Кабинета
Министров Украины  от 29.04.99  N  747,  Официальный
вестник  Украины,  1999,  N  18,  ст.  790,  от 01.10.99  N  1824, 
Официальный вестник Украины, 1999, N 40, ст. 2000).
     20. Постановление  Кабинета  Министров  Украины  от 27 ноября
в 1998 г.  N  1893   "Об утверждении Инструкции о
порядке  учета,  хранения  и  использования  документов,  дел,
изданий  и  других  материальных  носителей  информации,  которые  содержат
конфиденциальную  информацию,  которая  является  собственностью  государства".  Официальный
вестник Украины, 1998, N 48, ст. 1414.
     21. Криминально-процессуальный  кодекс  Украины.  
 "Кодексы Украины", книга третья. Киев, 1997.
     22. Государственный стандарт Украины "Делопроизводство и архивное дело.
Сроки и определения". ДСТУ 2 732-94.
     23. ГОСТ  6.  38-90  "Система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов".
     24. Отраслевой   стандарт   Украины  "Документы  с  бумажными
носителями.  Правила  хранение   Национального   архивного   фонда.
Технические требования". ГСТУ 55.001-98.
     25. Приказ  Держкомсекретив  и  Головархиву  Украины  от   3
марта в 1997 г.  N 25/7 "Об утверждении  Инструкции
о  порядке  отбора  и передачи секретных документов на архивное
хранение".  Зарегистрированный  Министерством  юстиции  Украины   12
сентября  в 1997 г.  за N 400/2204.  Официальный  вестник Украины, 1997,
N 38.
     26. Приказ   Держкомсекретив  и  Головархиву  Украины  от  3
марта в 1997 г.  N 26/8  "Об  утверждении  Типичного
положения  о  секретном  архивном  подразделе  государственного органа,
предприятия,    учреждения    и    организации".     Зарегистрированный
Министерством  юстиции  Украины 12 сентября в 1997 г.  за N 401/2205.
Официальный вестник Украины, 1997, N 38.
     27. Приказ  Головархиву  Украины  от  16 октября в 1995 г.  N 47
 "Об утверждении  Типичного  положения  об  архивном
подразделе  государственного  органа,  органа  местного  самоуправления,
государственного предприятия,  учреждения и организации".  Зарегистрированный
Министерством  юстиции  Украины 1 ноября в 1995 г.  за N 393/929.
"Архивы Украины", 1996, N 1-3, стор. 110-112.
     28. Приказ  Головархиву  Украины  от  13 марта в 1996 г.  N 9
 "Об утверждении Типичного  положение  об  экспертной
комиссии   государственного   органа,  органа  местного  самоуправления,
предприятия,    учреждения    и    организации".     Зарегистрированный
Министерством  юстиции  Украины  10 апреля в 1996 г.  за N 173/1198.
"Архивы Украины", 1996, N 1-3, стор. 112-114.
     29. Приказ  Головархиву  Украины  от  13  августа в 1996 г. N 33
  "Об   утверждении   Типичного   положения    об
экспертно проверяющую    комиссию    государственного   архива   Автономной
Республики Крым,  держархивив областей, городов Киева и Севастополя".
Зарегистрированный Министерством юстиции Украины 22 августа в 1996 г.  за
N 467/1492.
     30. Приказ   Головархиву  Украины  от  13 августа в 1996 г. N 34
"Об утверждении Типичного  положения  об  экспертной
комиссии  филиала  государственного  архива  области,  архивного  отдела
районной государственной  администрации,  городского  государственного  архива".
Зарегистрированный Министерством юстиции Украины 22 августа в 1996 г.  за
N 468/1493.
     31. Приказ   Головархиву  Украины  от  6 августа в 1997 г.  N 40
 "Об  утверждении  Положение  о  порядке  предоставления
государственными   архивными  учреждениями  помощи  юридическим  лицам  и
гражданам,  которые являются владельцами документов  Национального  архивного
фонда,  в  улучшении условий хранения,  реставрации,  консервирования,
создании  страхового  фонда  и  фонда  пользования  документов".
Зарегистрированный  Министерством  юстиции Украины 9 октября в 1997 г. за
N 465/2269. Официальный вестник Украины, 1997, N 42.
     32. Приказ  Держкомархиву  Украины от 15 июня в 2000 г.  N 31
"Об утверждении  Положения  о  порядке  остановки
деятельности  архивных  учреждений,  которые  не  обеспечивают  сохраненность
документов Национального архивного фонда или нарушают требования относительно
их  государственной  регистрации".  Зарегистрированный  Министерством юстиции
Украины 10 августа в 2000 г. за N 491/4714. Официальный вестник Украины,
2000, N 33, 1424.
     33. Приказ Головдержслужби Украины от 5 июля в 1998  г.  N  24
"Об  утверждении  методических  рекомендаций  относительно
применения Порядка ведения личных дел государственных служащих в
органах исполнительной власти и образцов оформления документов личных
дел". Зарегистрированный Министерством юстиции Украины 14 июля в 1998
г. за N 453/2893. Официальный вестник Украины, 1998, N 28, ст. 1083.
     34. Приказ  Головархиву  Украины  от 20 июля в 1998  г.  N  41
 "Об  утверждении Перечня типичных документов,  которые
создаются в деятельности  органов  государственной  власти  и  местного
самоуправления,  других  учреждений,  организаций  и  предприятий,  с
указанием  сроков   хранения   документов".   Зарегистрированный
Министерством  юстиции  Украины 17 сентября в 1998 г.  за N 576/3016.
Официальный вестник Украины, 1998, N 38, ст. 1764.
     35. Приказ  Головархиву  Украины  от 16 сентября в 1999 г.  N 59
"Об  утверждении  Порядка  предоставления  платных  услуг
государственными  архивными  учреждениями".  Зарегистрированный  Министерством
юстиции Украины 29 сентября в 1999 г. за N 659/3952. Официальный вестник
Украины, 1999, N 40, ст. 2027.
     36. Приказ  Головархиву  Украины  от 10 января  в 2000  г.  N  3
"Об утверждении цен и тарифов на работы и услуги
из  обеспечения  сохранности  и  научно-технической  проработки
документов  на  предприятиях,  в  учреждениях  и  организациях,  которые
выполняются   государственными   архивами   на   договорных    принципах".
Зарегистрированный  Министерством  юстиции Украины 1 февраля в 2000 г. за
N 55/4276. Официальный вестник Украины, в 2000 г., N 5, ст. 191.
     37. Примерное  положение  об  архивном  подразделе самоуправляющегося
научного  учреждения,   государственного   музея,   библиотеки.   Одобрено
Методической  комиссией  Головархиву  Украины  13  ноября в 1996 г.,
протокол N 7. Архивы Украины, 1996, N 4-6, стор. 111-113.
     38. Примерное   положение   об   архиве  (архивный  подраздел)
объединения   граждан,   предприятия,   учреждения,    организации,
основанных на коллективной и частной формах собственности.  Одобрено
Методической комиссией Головархиву  Украины  13  ноября  в 1996  г.,
протокол N 7. Архивы Украины, 1996, N 4-6, стор. 114-117.
     39. Перечень документов Национального банка Украины, учреждений и
организаций  его  системы,  акционерно-коммерческих но коммерческих
банков Украины с указанием сроков хранения. Киев, 1996.
     40. Перечень документов,  которые образуются в учреждениях Государственной
таможенной службы Украины с  указанием  сроков  хранения.  Киев
1997.
     41. Примерная  номенклатура   дел   территориального   органа
Государственной комиссии по ценным бумагам и фондовому рынку. Киев, 1999.
     42. Методические  рекомендации  из   разработки   и   применения
примерных и типичных номенклатур дел. Киев, 1997.
     43. Методические   рекомендации    относительно    составления    ведомственных
(отраслевых)  перечней  документов с указанием сроков их
хранения. Киев, 1997.
     44. Примерные  нормы  времени (выработке) на основные виды работ в
архивных   подразделах   органов   государственной   власти,    местного
самоуправления,   предприятий,  учреждений  и  организаций.  Одобрены
Методкомисиею  Держкомархиву  Украины, 26 декабря в 2000 г., протокол
N 7.


Страница "Законодательство Украины" сайту Верховной Рады